Plan spotkania 1:1 z pracownikiem

Przygotuj plan 30-minutowego spotkania 1:1 z osobą z mojego zespołu.
Rola pracownika i staż w firmie: [ROLA I STAŻ]
Co się ostatnio działo (projekty, sukcesy, trudności): [OSTATNIE WYDARZENIA]
Co chcę poruszyć: [MOJE TEMATY]
Jak często się spotykamy: [CZĘSTOTLIWOŚĆ]

Plan:
1. otwarcie (2–3 min) – jedno pytanie na rozluźnienie,
2. sprawy pracownika (najważniejsza część) – 5 pytań otwartych o pracę, przeszkody i samopoczucie w zespole,
3. moje tematy – jak je poruszyć, żeby nie brzmiały jak ocena,
4. rozwój – 2 pytania o cele i to, czego potrzebuje ode mnie,
5. zamknięcie – ustalenia: kto, co, do kiedy.
Pod planem: 3 rzeczy, których unikać w tej rozmowie.

Kiedy użyć tego promptu

Przed regularnym spotkaniem indywidualnym, zwłaszcza gdy rozmowy 1:1 zamieniły się w raportowanie statusu zadań. Dobre 1:1 to czas pracownika, nie przegląd projektów – plan pomaga oddać mu głos, a jednocześnie poruszyć Twoje tematy bez atmosfery oceny.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

• ROLA I STAŻ: specjalistka SEO, 8 miesięcy w firmie
• OSTATNIE WYDARZENIA: udany audyt dla dużego klienta, ale dwa przesunięte terminy w ostatnim miesiącu
• MOJE TEMATY: terminy, chęć przejęcia przez nią mniejszego klienta samodzielnie
• CZĘSTOTLIWOŚĆ: co dwa tygodnie

Czego się spodziewać: Dostaniesz agendę z pytaniami w stylu „co ostatnio zabrało Ci najwięcej energii?”, propozycję poruszenia terminów pytaniem o przeszkody zamiast wyrzutu, pytania o gotowość do samodzielnego klienta i listę rzeczy do unikania (np. sprawdzanie statusu zadań, które widać w systemie).

Jak dopasować prompt do siebie

• Pierwsze 1:1 z nową osobą: poproś o pytania o oczekiwania, sposób pracy i preferowany feedback.
• Trudna sytuacja (spadek zaangażowania, konflikt): dodaj kontekst i poproś o bezpieczne sformułowania.
• Zespół zdalny: poproś o pytania o komunikację i poczucie odcięcia od zespołu.

Wskazówki

• Pracownik powinien mówić przez większość spotkania – Ty głównie pytasz i słuchasz.
• Zapisuj ustalenia i zaczynaj kolejne 1:1 od sprawdzenia, co z nich wyszło.
• Nie przenoś do promptu szczegółów zdrowotnych ani prywatnych pracownika – wystarczy opis sytuacji w pracy.

Najczęstsze błędy

• Zamiana 1:1 w omawianie listy zadań, które można sprawdzić w systemie.
• Odwoływanie spotkań przy pierwszej okazji – pracownik szybko uzna je za nieważne.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj krótki szablon notatki z 1:1: tematy, ustalenia, co sprawdzić następnym razem – do wypełniania po każdym spotkaniu.

Pomóż mi przygotować informację zwrotną dla pracownika w modelu SBI (sytuacja – zachowanie – wpływ).
Rola pracownika: [STANOWISKO].
Sytuacja, której dotyczy feedback: [OPIS SYTUACJI].
Co chcę, żeby się zmieniło (albo zostało, jeśli to feedback pozytywny): [OCZEKIWANA ZMIANA].
Nasza relacja: [RELACJA].

Przygotuj:
1. feedback w 3 częściach SBI – maksymalnie 6 zdań, bez ocen typu „jesteś niesolidny”,
2. jedno otwarte pytanie, które oddaje głos pracownikowi,
3. 2 możliwe reakcje pracownika (np. obrona, zaskoczenie) i jak na nie spokojnie odpowiedzieć,
4. propozycję, jak umówić się na dalsze kroki.

Pomóż mi przygotować rozmowę roczną z pracownikiem.
Stanowisko: [STANOWISKO].
Najważniejsze osiągnięcia w tym roku: [OSIĄGNIĘCIA].
Obszary do poprawy: [OBSZARY DO ROZWOJU].
Cele, które ustaliliśmy rok temu, i ich realizacja: [ZESZŁOROCZNE CELE].

Przygotuj:
1. plan rozmowy na 45 minut z orientacyjnym czasem każdej części,
2. 5 pytań otwartych, które pozwolą pracownikowi samemu ocenić swój rok,
3. sposób omówienia obszarów do rozwoju – konkretnie i bez demotywowania,
4. propozycję 3 celów na kolejny rok (jeden rozwojowy),
5. jak odpowiedzieć, jeśli padnie pytanie o podwyżkę.

Przygotuj rejestr ryzyk dla projektu.
Projekt i cel: [OPIS]
Zakres: [ZAKRES]
Termin i budżet: [TERMIN / BUDŻET]
Zespół i zależności: [ROLE / ZALEŻNOŚCI]
Najważniejsze ograniczenia: [OGRANICZENIA].

W tabeli uwzględnij: ryzyko, przyczynę, możliwy skutek, prawdopodobieństwo (1–5), wpływ (1–5), ocenę priorytetu, sygnał ostrzegawczy, działanie zapobiegawcze, plan awaryjny i rolę odpowiedzialną. Rozdziel ryzyka potwierdzone od hipotez. Nie przypisuj nazwisk ani terminów, których nie podano — użyj ról i oznacz dane do uzupełnienia.

Na końcu wskaż 5 ryzyk, które wymagają omówienia jako pierwsze, oraz pytania zmniejszające niepewność.