Kiedy użyć tego promptu
Gdy co miesiąc przygotowujesz raport z realizacji budżetu, planu sprzedaży albo KPI działu i musisz nie tylko policzyć odchylenia, ale też je skomentować dla przełożonego lub zarządu. Prompt buduje arkusz z formułami odpornymi na typowe błędy (dzielenie przez zero, koszty vs przychody), wskazuje pozycje, które naprawdę wymagają omówienia, i pisze zwięzły komentarz – bez wymyślania przyczyn, których nie znasz.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- WERSJA EXCELA: Microsoft 365, polska wersja
- ZAKRES RAPORTU: budżet kosztów działu marketingu
- OKRES: wrzesień oraz narastająco od początku roku
- PRÓG ISTOTNOŚCI: 10% i jednocześnie min. 5 000 zł
- ODBIORCA: dyrektor finansowy, raport miesięczny
- ZNANE PRZYCZYNY: kampania jesienna przesunięta z października na wrzesień; wakat w zespole od lipca
Czego się spodziewać: Dostaniesz układ arkusza z kolumną „Typ pozycji” (koszt/przychód), formuły odchyleń z JEŻELI.BŁĄD i warunkiem pustego planu, formułę statusu z progiem 10% i 5 000 zł, reguły formatowania warunkowego, listę najważniejszych odchyleń (np. reklama online +38 tys. zł we wrześniu przez przesuniętą kampanię, wynagrodzenia −12 tys. zł przez wakat) oraz komentarz do raportu, w którym przesunięcie kampanii jest opisane jako różnica czasowa wyrównująca się w październiku, a odchylenie w kosztach eventów oznaczone jako „przyczyna do wyjaśnienia”.
Jak dopasować prompt do siebie
- Raport sprzedaży: wpisz „sprzedaż według handlowców” – statusy odwrócą się automatycznie, bo przekroczenie planu jest dobre.
- Prognoza na koniec roku: dopisz prośbę o kolumnę „Prognoza” = wykonanie narastająco + plan na pozostałe miesiące.
- Prezentacja: poproś o wykres wodospadowy (od planu do wykonania) z instrukcją wstawienia w Excelu.
Wskazówki
- Liczby policzone przez model zawsze sprawdź formułami w arkuszu – komentarz opieraj na arkuszu, nie na odpowiedzi czatu.
- Ustal próg istotności z przełożonym – bez niego raport zamienia się w omawianie każdej drobnej różnicy.
- Do publicznych narzędzi wklejaj dane zanonimizowane albo zaokrąglone, jeśli firma nie pozwala inaczej.
Najczęstsze błędy
- Jedna formuła statusu dla kosztów i przychodów – przekroczenie budżetu kosztów wychodzi na zielono.
- Komentarz z „prawdopodobnymi przyczynami” dopisanymi przez AI – na zarządzie trudno potem je obronić.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj listę pytań do właścicieli pozycji z największymi odchyleniami, żebym przed wysłaniem raportu mógł uzupełnić brakujące przyczyny.