Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Profesjonalny e-mail od podstaw

Przygotowanie jasnego, profesjonalnego maila na podstawie krótkiego opisu sytuacji.

Prompt – 6 zmiennych do uzupełnienia 

Napisz profesjonalnego e-maila na podstawie informacji poniżej.
Odbiorca: [KTO]
Cel wiadomości: [CO CHCĘ OSIĄGNĄĆ]
Kontekst: [SYTUACJA]
Najważniejsze informacje, które muszą się znaleźć: [PUNKTY]
Oczekiwany ton: [FORMALNY / NEUTRALNY / ŻYCZLIWY]

Przygotuj temat wiadomości i treść gotową do skopiowania. Pisz naturalnie, konkretnie i bez zbędnych wstępów. Zachowaj wszystkie podane fakty, nie dopisuj nieznanych informacji i nie składaj obietnic w imieniu nadawcy. Jeśli brakuje kluczowego szczegółu, użyj oznaczenia [DO UZUPEŁNIENIA] zamiast go wymyślać. Na końcu sprawdź, czy wiadomość jasno komunikuje cel i oczekiwane działanie odbiorcy.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy musisz napisać ważny mail – do klienta, urzędu, przełożonego, nowego kontaktu – i nie wiesz, jak zacząć. Prompt układa wiadomość z tematem, zachowuje wszystkie fakty i oznacza brakujące szczegóły zamiast je wymyślać. Na końcu sprawdza, czy cel i oczekiwane działanie są jasne.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

  • KTO: kierowniczka administracji w biurowcu, w którym wynajmujemy biuro
  • CO CHCĘ OSIĄGNĄĆ: zgoda na montaż szafy rack z serwerem w naszym pomieszczeniu
  • SYTUACJA: przenosimy serwer z innej lokalizacji, montaż planowany na początek grudnia
  • PUNKTY: wymiary szafy, potrzeba dodatkowego gniazda, firma montująca, termin
  • FORMALNY / NEUTRALNY / ŻYCZLIWY: uprzejmy, neutralny

Czego się spodziewać: Dostaniesz temat w stylu „Prośba o zgodę na montaż szafy serwerowej – biuro 3.12” i treść z najważniejszymi informacjami w punktach, prośbą o zgodę do konkretnej daty i oznaczeniem [DO UZUPEŁNIENIA] tam, gdzie brakuje np. mocy przyłącza.

Jak dopasować prompt do siebie

  • Mail po angielsku: użyj potem promptu do tłumaczenia na angielski biznesowy.
  • Mail do urzędu: poproś o formalny ton i powołanie się na numer sprawy.
  • Krótka wiadomość na komunikatorze: skróć do 3–4 zdań.

Wskazówki

  • Uzupełnij wszystkie pola [DO UZUPEŁNIENIA] przed wysłaniem.
  • Najważniejsza prośba powinna być w pierwszych dwóch zdaniach.
  • Przeczytaj mail jako odbiorca: czy wiesz, czego od Ciebie oczekuje i do kiedy?

Najczęstsze błędy

  • Długi wstęp, zanim pojawi się cel wiadomości.
  • Wysłanie maila z niewypełnionym polem do uzupełnienia.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj krótszą wersję tego maila, zachowując wszystkie kluczowe informacje.

Podobne prompty

ChatGPTClaude

Mail z podziękowaniem za współpracę

Napisz e-mail z podziękowaniem.
Odbiorca: [KTO]
Za co dziękuję: [KONKRET]
Wspólny kontekst: [PROJEKT / SYTUACJA]
Ton: [FORMALNY / CIEPŁY / BIZNESOWY]
Czy chcę podtrzymać kontakt: [TAK / NIE].

Przygotuj naturalną wiadomość, która wskazuje konkretny powód wdzięczności i nie brzmi jak automatyczny szablon. Unikaj przesadnych komplementów i deklaracji, których nie podałem. Jeśli chcę kontynuować współpracę, zakończ otwartym, niewymuszającym zdaniem.
ChatGPTClaude

Mail informujący o opóźnieniu

Napisz e-mail informujący o opóźnieniu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub dostawa: [CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE]
Pierwotny termin: [DATA]
Aktualny stan: [STATUS]
Potwierdzona przyczyna: [PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY]
Nowy przewidywany termin: [TERMIN LUB BRAK DANYCH]
Działania naprawcze: [DZIAŁANIA].

Napisz wiadomość transparentną, spokojną i odpowiedzialną. Wyjaśnij, co jest opóźnione, jaki jest aktualny status i co robimy dalej. Nie ukrywaj istotnych informacji, ale nie obwiniaj innych bez podstaw. Nie przedstawiaj szacowanego terminu jako gwarantowanego. Jeśli nowy termin nie jest znany, napisz to wprost i zaproponuj, kiedy można przekazać kolejną aktualizację — tylko jeśli taki termin zostanie wskazany.
ChatGPTClaudeCopilotGemini

Mail eskalacyjny – gdy sprawa utknęła i trzeba zaangażować przełożonego

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.