Mail informujący o opóźnieniu

Profesjonalne poinformowanie o opóźnieniu wraz z aktualnym statusem i dalszym planem.

Prompt – 7 zmiennych do uzupełnienia

KTO CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE DATA STATUS PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY TERMIN LUB BRAK DANYCH DZIAŁANIA

Napisz e-mail informujący o opóźnieniu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub dostawa: [CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE]
Pierwotny termin: [DATA]
Aktualny stan: [STATUS]
Potwierdzona przyczyna: [PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY]
Nowy przewidywany termin: [TERMIN LUB BRAK DANYCH]
Działania naprawcze: [DZIAŁANIA].

Napisz wiadomość transparentną, spokojną i odpowiedzialną. Wyjaśnij, co jest opóźnione, jaki jest aktualny status i co robimy dalej. Nie ukrywaj istotnych informacji, ale nie obwiniaj innych bez podstaw. Nie przedstawiaj szacowanego terminu jako gwarantowanego. Jeśli nowy termin nie jest znany, napisz to wprost i zaproponuj, kiedy można przekazać kolejną aktualizację — tylko jeśli taki termin zostanie wskazany.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy wiesz, że nie dotrzymasz terminu – dostawy, projektu, raportu – i trzeba o tym poinformować klienta lub przełożonego. Im wcześniej i uczciwiej, tym lepiej. Prompt pomaga napisać wiadomość transparentną, bez obwiniania innych i bez przedstawiania szacunków jako gwarancji.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

KTO: klient – właścicielka sklepu internetowego
CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE: uruchomienie nowej wersji sklepu
DATA: 1 listopada 2026
STATUS: sklep gotowy, trwają testy płatności
PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY: operator płatności nie zatwierdził jeszcze konta produkcyjnego
TERMIN LUB BRAK DANYCH: brak potwierdzonego terminu – zależy od operatora
DZIAŁANIA: codziennie kontaktujemy się z operatorem, przygotowaliśmy zapasową metodę płatności

Czego się spodziewać: Dostaniesz spokojną wiadomość, która jasno mówi, co jest opóźnione i dlaczego, informuje, że nowy termin zależy od operatora płatności, opisuje działania (kontakt z operatorem, zapasowa metoda płatności) i proponuje kolejną aktualizację – bez obiecywania daty.

Jak dopasować prompt do siebie

Opóźnienie z Twojej winy: poproś o krótkie przyznanie się i plan naprawczy, bez szukania wymówek.
Opóźnienie wpływające na koszty klienta: dodaj propozycję rekompensaty, jeśli możesz ją dać.
Wiadomość wewnętrzna do przełożonego: dodaj ryzyka i decyzje, których potrzebujesz.

Wskazówki

Informuj o opóźnieniu, gdy tylko o nim wiesz – nie w dniu terminu.
Podawaj kolejną datę aktualizacji, nawet jeśli nie znasz nowego terminu.
Dotrzymuj obietnic z maila – drugie opóźnienie jest przyjmowane dużo gorzej.

Najczęstsze błędy

Ogólnik „pojawiły się nieprzewidziane trudności” bez konkretów.
Podanie nowego terminu, którego nie da się dotrzymać, żeby uspokoić odbiorcę.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj wersję dla klienta zewnętrznego oraz krótszą wersję do komunikacji wewnętrznej.

ChatGPT Claude Copilot Gemini

Mail eskalacyjny – gdy sprawa utknęła i trzeba zaangażować przełożonego

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.

ChatGPT Claude

Mail po rozmowie telefonicznej

Przygotuj e-mail podsumowujący rozmowę telefoniczną.
Rozmówca: [KTO]
Data rozmowy: [DATA]
Temat: [TEMAT]
Ustalenia: [USTALENIA]
Obietnice lub zobowiązania stron: [ZOBOWIĄZANIA]
Kwestie do potwierdzenia: [NIEJASNOŚCI].

Napisz krótką wiadomość potwierdzającą najważniejsze ustalenia. Rozdziel to, co zostało jednoznacznie uzgodnione, od kwestii wymagających potwierdzenia. Nie przypisuj rozmówcy deklaracji, których nie ma w notatkach. Poproś o korektę, jeśli coś zostało zrozumiane inaczej.