Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Mail po rozmowie telefonicznej

Potwierdzenie najważniejszych ustaleń telefonicznych w formie pisemnej.

Prompt – 6 zmiennych do uzupełnienia 

Przygotuj e-mail podsumowujący rozmowę telefoniczną.
Rozmówca: [KTO]
Data rozmowy: [DATA]
Temat: [TEMAT]
Ustalenia: [USTALENIA]
Obietnice lub zobowiązania stron: [ZOBOWIĄZANIA]
Kwestie do potwierdzenia: [NIEJASNOŚCI].

Napisz krótką wiadomość potwierdzającą najważniejsze ustalenia. Rozdziel to, co zostało jednoznacznie uzgodnione, od kwestii wymagających potwierdzenia. Nie przypisuj rozmówcy deklaracji, których nie ma w notatkach. Poproś o korektę, jeśli coś zostało zrozumiane inaczej.

Kiedy użyć tego promptu

Po ważnej rozmowie telefonicznej z klientem, dostawcą albo kontrahentem – gdy padły ustalenia dotyczące terminów, kosztów lub zakresu. Ustne ustalenia łatwo zapomnieć albo zrozumieć inaczej, dlatego krótkie potwierdzenie mailem z rozdzieleniem pewnych ustaleń od kwestii do potwierdzenia chroni obie strony.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

  • KTO: przedstawiciel firmy transportowej
  • DATA: 17 października 2026
  • TEMAT: stała obsługa wysyłek palet z magazynu
  • USTALENIA: odbiór 2 razy w tygodniu (wtorek, piątek), cena za paletę według cennika z oferty
  • ZOBOWIĄZANIA: przewoźnik prześle umowę do 24 października, my – listę adresów odbioru
  • NIEJASNOŚCI: czy cena obejmuje palety powyżej 1 000 kg i dopłaty paliwowe

Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail potwierdzający odbiory we wtorki i piątki oraz zobowiązania obu stron, z wyraźnie wydzielonymi kwestiami do potwierdzenia (ciężkie palety, dopłaty paliwowe) i prośbą o korektę, jeśli coś zostało zrozumiane inaczej.

Jak dopasować prompt do siebie

  • Rozmowa z kandydatem do pracy: poproś o podsumowanie kolejnych etapów rekrutacji.
  • Rozmowa sprzedażowa: dodaj ofertę lub link do wyceny jako kolejny krok.
  • Rozmowa wewnętrzna: skróć do 3–4 punktów na komunikator.

Wskazówki

  • Wyślij podsumowanie w ciągu kilku godzin od rozmowy.
  • Notuj ustalenia w trakcie rozmowy – szczególnie liczby i daty.
  • Zachowaj mail jako potwierdzenie ustaleń, zanim pojawi się umowa.

Najczęstsze błędy

  • Przypisywanie rozmówcy deklaracji, których nie złożył.
  • Pomijanie niejasności w nadziei, że „jakoś się wyjaśni”.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj wersję formalniejszą, w której każda decyzja i odpowiedzialność są wypunktowane.

Podobne prompty

ChatGPTClaudeCopilotGemini

Mail eskalacyjny – gdy sprawa utknęła i trzeba zaangażować przełożonego

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.
ChatGPTClaude

Mail informujący o opóźnieniu

Napisz e-mail informujący o opóźnieniu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub dostawa: [CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE]
Pierwotny termin: [DATA]
Aktualny stan: [STATUS]
Potwierdzona przyczyna: [PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY]
Nowy przewidywany termin: [TERMIN LUB BRAK DANYCH]
Działania naprawcze: [DZIAŁANIA].

Napisz wiadomość transparentną, spokojną i odpowiedzialną. Wyjaśnij, co jest opóźnione, jaki jest aktualny status i co robimy dalej. Nie ukrywaj istotnych informacji, ale nie obwiniaj innych bez podstaw. Nie przedstawiaj szacowanego terminu jako gwarantowanego. Jeśli nowy termin nie jest znany, napisz to wprost i zaproponuj, kiedy można przekazać kolejną aktualizację — tylko jeśli taki termin zostanie wskazany.
ChatGPTClaude

Mail z prośbą o akceptację projektu lub dokumentu – wzór i prompt

Napisz e-mail z prośbą o akceptację materiału.
Odbiorca lub osoba zatwierdzająca: [KTO]
Materiał: [NAZWA / LINK]
Zakres do zatwierdzenia: [CO DOKŁADNIE]
Termin odpowiedzi: [DATA LUB BRAK]
Sposób zgłaszania uwag: [SPOSÓB]
Co stanie się po akceptacji: [KOLEJNY KROK].

Przygotuj konkretną wiadomość z tematem. Wyjaśnij, co odbiorca ma sprawdzić, do kiedy — jeśli termin został ustalony — i w jaki sposób przekazać uwagi. Nie sugeruj, że brak odpowiedzi oznacza akceptację, chyba że taki proces został formalnie uzgodniony. Wskaż, czy akceptacja dotyczy całego dokumentu, czy tylko określonych elementów.