Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Wersja formalna (klient)
Temat: Prośba o akceptację: [NAZWA MATERIAŁU] – do [DATA]
Dzień dobry,
przesyłam do akceptacji [NAZWA MATERIAŁU] ([LINK / ZAŁĄCZNIK]).
Prosimy o sprawdzenie:
– [ELEMENT 1, np. treści i cen],
– [ELEMENT 2, np. harmonogramu].
Uwagi najlepiej przekazać [w komentarzach w dokumencie / w odpowiedzi na tę wiadomość] do [DATA]. Po akceptacji [KOLEJNY KROK, np. przekażemy projekt do realizacji].
Jeśli wygodniej będzie omówić materiał na krótkim spotkaniu, chętnie je zorganizuję.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Wersja krótka (wewnątrz firmy)
Temat: Do akceptacji: [NAZWA] (do [DATA])
Cześć [IMIĘ],
w linku [NAZWA MATERIAŁU]: [LINK]. Potrzebuję akceptacji [całości / tylko sekcji X] do [DATA], żeby [KOLEJNY KROK].
Uwagi wpisz proszę w komentarzach w dokumencie.
Dzięki!
[IMIĘ]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Przesyłam do akceptacji …
- Prosimy o akceptację lub uwagi do [data].
- Akceptacja dotyczy [całego dokumentu / wyłącznie sekcji …].
- Uwagi prosimy zgłaszać w komentarzach w dokumencie.
- Po akceptacji przekażemy projekt do realizacji.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy wysyłasz projekt, makietę, tekst albo dokument do zatwierdzenia – klientowi, przełożonemu, działowi prawnemu. Jasna informacja, co dokładnie ma być sprawdzone, do kiedy i jak zgłaszać uwagi, skraca czas oczekiwania i zmniejsza liczbę rund poprawek.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: właścicielka firmy (klient)
- NAZWA / LINK: makiety strony głównej i podstrony usługi – link do Figmy
- CO DOKŁADNIE: układ sekcji i kolejność treści, bez kolorów i zdjęć (będą w kolejnym etapie)
- DATA LUB BRAK: do środy 6 listopada
- SPOSÓB: komentarze bezpośrednio w Figmie albo mailem w punktach
- KOLEJNY KROK: projekt graficzny w kolorach marki
Czego się spodziewać: Dostaniesz mail z tematem w stylu „Do akceptacji: makiety strony głównej i usługi – do 6.11”, z informacją, że akceptacja dotyczy układu, a nie kolorów, sposobem zgłaszania uwag i opisem kolejnego etapu.
Jak dopasować prompt do siebie
- Dokument prawny lub umowa: dodaj listę zmian względem poprzedniej wersji.
- Kilka osób zatwierdzających: poproś o wskazanie, kto zatwierdza co.
- Kolejna runda poprawek: dodaj listę wprowadzonych zmian z poprzedniej rundy.
Wskazówki
- Napisz wprost, czego nie trzeba oceniać na tym etapie – oszczędza to uwag nie na temat.
- Termin akceptacji połącz z informacją, co się stanie w harmonogramie przy opóźnieniu.
- Uwagi zbieraj w jednym miejscu, nie w kilku wątkach mailowych.
Najczęstsze błędy
- „Proszę o feedback” bez wskazania, co ma być ocenione.
- Zakładanie, że brak odpowiedzi oznacza akceptację, bez wcześniejszego ustalenia takiej zasady.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Napisz krótkie przypomnienie o akceptacji, jeśli termin minął i nadal nie ma odpowiedzi.