Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Wzór maila z prośbą o decyzję
Temat: Decyzja do [DATA]: [CZEGO DOTYCZY]
Dzień dobry [IMIĘ],
potrzebuję Twojej decyzji w sprawie [CZEGO DOTYCZY] do [DATA].
Kontekst: [1–2 ZDANIA].
Opcje:
1. [OPCJA 1] – [KONSEKWENCJA W JEDNYM ZDANIU]
2. [OPCJA 2] – [KONSEKWENCJA W JEDNYM ZDANIU]
Rekomenduję opcję [NUMER], bo [JEDNO ZDANIE UZASADNIENIA].
Wystarczy, że odpiszesz „1” albo „2”. Jeśli nie dostanę odpowiedzi do [DATA], [CO SIĘ STANIE].
Dzięki!
[IMIĘ]Ponaglenie, gdy decyzja nie przyszła
Temat: Re: Decyzja do [DATA]: [CZEGO DOTYCZY]
[IMIĘ], wracam z jednym pytaniem: 1 czy 2? Bez decyzji do [DATA] [KONSEKWENCJA].
Jeśli wolisz, omówimy to w 5 minut telefonicznie.
[IMIĘ]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Potrzebuję Twojej decyzji w sprawie … do …
- Rekomenduję opcję 2, ponieważ …
- Wystarczy, że odpiszesz „1” albo „2”.
- Jeśli nie dostanę odpowiedzi do piątku, przyjmę opcję rekomendowaną.
- Jeśli wolisz, omówimy to w 5 minut telefonicznie.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy czekasz na decyzję szefa, klienta albo innego działu, a Twoje maile giną w skrzynce lub wracają z pytaniem „a o co dokładnie chodzi?”. Osoby decyzyjne łatwiej odpowiadają na wiadomości, w których decyzja jest przygotowana – z opcjami, konsekwencjami i rekomendacją.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- ADRESAT: klient, dyrektor marketingu, mało czasu
- DECYZJA: czy przesuwamy start kampanii, bo nie dotarły zdjęcia produktów
- OPCJE: 1) start w terminie ze zdjęciami ze starej sesji, 2) przesunięcie o tydzień na nowe zdjęcia
- REKOMENDACJA: opcja 2 – nowe zdjęcia pokazują nową kolekcję, która jest tematem kampanii
- TERMIN: do czwartku 12:00, inaczej nie zdążymy przygotować reklam na żaden termin
Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail z tematem typu „Decyzja do czwartku 12:00: termin startu kampanii”, z dwiema opcjami, wyraźną rekomendacją i zdaniem „Wystarczy odpisać 1 albo 2”.
Jak dopasować prompt do siebie
- Wiadomość na Slacku lub Teams: skróć do 3–4 linijek, opcje jako lista.
- Decyzja wymagająca zgody kilku osób: poproś o wersję z prośbą o odpowiedź od każdej osoby i informacją, co się stanie przy braku zgody.
- Brak odpowiedzi po terminie: poproś o krótkie przypomnienie, które informuje, jaką opcję przyjmiesz domyślnie.
Wskazówki
- Jeden mail – jedna decyzja. Kilka decyzji w jednej wiadomości kończy się odpowiedzią na jedną z nich.
- Zawsze podawaj rekomendację – osoba decyzyjna łatwiej zaakceptuje propozycję niż wymyśli rozwiązanie sama.
- Uzgodnij wcześniej, że przy braku odpowiedzi przyjmujesz rekomendowaną opcję – i napisz to w mailu.
Najczęstsze błędy
- Długi opis historii problemu, zanim pojawi się pytanie.
- Prośba o decyzję bez terminu – trafia na koniec listy.