Kiedy użyć tego promptu
Gdy wysłałeś ofertę z błędną ceną, pomyliłeś termin, opublikowałeś coś za wcześnie albo zapomniałeś o ważnym zadaniu. Dobre przeprosiny często wzmacniają zaufanie bardziej niż sytuacja bez błędu – pod warunkiem, że są szybkie, konkretne i pokazują, co się zmieni.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- ADRESAT: klient, z którym współpracuję od roku
- BŁĄD: opublikowałem wpis na blogu klienta tydzień przed zaplanowanym terminem, przed jego akceptacją
- SKUTEK: wpis był widoczny przez 3 godziny z nieaktualnymi cenami, klient dostał dwa pytania od swoich klientów
- NAPRAWA: wpis cofnięty do szkicu, ceny poprawione, wysłałem klientowi listę osób, które mogły go zobaczyć w newsletterze RSS
- ZAPOBIEGANIE: każdy wpis przed publikacją ma status „do akceptacji”, publikację planujemy w kalendarzu dopiero po mailu z akceptacją
Czego się spodziewać: Dostaniesz wiadomość zaczynającą się od „Przepraszam – opublikowałem wpis o cenach przed Pana akceptacją”, z opisem skutku, informacją o cofnięciu wpisu i jedną konkretną zmianą w procesie akceptacji.
Jak dopasować prompt do siebie
- Błąd zespołu, za który odpowiadasz jako kierownik: weź odpowiedzialność na siebie, bez wskazywania konkretnej osoby palcem.
- Rozmowa zamiast maila: poproś o 3–4 zdania do powiedzenia na początku rozmowy.
- Drobny błąd (literówka w mailu, spóźnienie): poproś o wersję w 2 zdaniach – przesadne przeprosiny za drobiazg wyglądają dziwnie.
Wskazówki
- Przeproś szybko – najlepiej, zanim adresat sam odkryje problem.
- Najpierw napraw, ile się da, potem przepraszaj – wtedy możesz napisać, co już zrobiono.
- Dotrzymaj obiecanej zmiany. Drugi taki sam błąd przekreśla pierwsze przeprosiny.
Najczęstsze błędy
- „Przepraszam, jeśli poczuł się Pan urażony” – to przeprosiny za reakcję adresata, nie za własny błąd.
- Długie tłumaczenie okoliczności, które czyta się jak szukanie wymówek.