Kiedy użyć tego promptu
Gdy wydarzyło się coś poważnego – awaria, wyciek danych, błędna wysyłka, wypadek, fala negatywnych komentarzy – i trzeba szybko i odpowiedzialnie komunikować się z klientami, pracownikami i mediami. Prompt rozdziela fakty od niewiadomych, przygotowuje pierwszą informację, pytania i odpowiedzi oraz plan aktualizacji.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- SYTUACJA: awaria systemu płatności w sklepie internetowym w trakcie promocji
- FAKTY: płatności kartą nie działają od 9:40, płatności BLIK działają, dostawca systemu płatności potwierdził problem
- NIEWIADOME: czas naprawy, czy część klientów została obciążona bez złożenia zamówienia
- ODBIORCY: klienci, zespół obsługi klienta, partnerzy marketingowi
- KANAŁY / ROLE: strona sklepu, mail, social media; zatwierdza właściciel sklepu
Czego się spodziewać: Dostaniesz krótką pierwszą informację na stronę i do social mediów (płatności kartą nie działają, BLIK działa), komunikat dla klientów, listę pytań i odpowiedzi dla obsługi, plan kolejnych aktualizacji i checklistę zatwierdzenia – bez spekulacji o przyczynach.
Jak dopasować prompt do siebie
- Incydent z danymi osobowymi: komunikację przygotuj z prawnikiem – mogą obowiązywać terminy zgłoszeń wynikające z RODO.
- Kryzys w social mediach: dodaj zasady moderacji komentarzy i odpowiadania.
- Kryzys wewnętrzny (np. wypadek w pracy): skup się na pracownikach i ochronie prywatności osób poszkodowanych.
Wskazówki
- Pierwsza krótka informacja szybko jest lepsza niż pełny komunikat po kilku godzinach.
- Wyznacz jedną osobę zatwierdzającą komunikaty.
- Przygotuj taki plan zawczasu, zanim kryzys się wydarzy.
Najczęstsze błędy
- Spekulowanie o przyczynach albo obwinianie osób przed potwierdzeniem faktów.
- Obietnice terminów naprawy, których nie można zagwarantować.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj wersję komunikatu do status page, maila i krótkiego posta, bez zmiany faktów.