Mail przekazujący zadanie współpracownikowi

Jasne przekazanie zadania wraz z celem, zakresem, terminem i kryteriami ukończenia.

Prompt – 7 zmiennych do uzupełnienia

KTO CO TRZEBA ZROBIĆ PO CO CO WCHODZI / CO NIE WCHODZI DATA LUB BRAK LINKI / PLIKI / OSOBY JAK POZNAMY, ŻE ZADANIE JEST GOTOWE

Przygotuj e-mail przekazujący zadanie współpracownikowi.
Odbiorca i rola: [KTO]
Zadanie: [CO TRZEBA ZROBIĆ]
Cel i kontekst: [PO CO]
Zakres: [CO WCHODZI / CO NIE WCHODZI]
Termin: [DATA LUB BRAK]
Materiały i zależności: [LINKI / PLIKI / OSOBY]
Kryteria ukończenia: [JAK POZNAMY, ŻE ZADANIE JEST GOTOWE].

Napisz jasny i partnerski e-mail. Zacznij od celu, potem opisz oczekiwany rezultat, zakres, termin i dostępne materiały. Zaznacz zależności oraz kwestie, które wymagają decyzji. Nie przedstawiaj nieuzgodnionego terminu jako ustalonego i nie zakładaj dostępności zasobów, których nie potwierdzono.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy przekazujesz zadanie koledze, podwykonawcy albo osobie z zespołu – szczególnie przed urlopem albo przy dużym obciążeniu. Mail z celem, oczekiwanym rezultatem, zakresem, materiałami i kryterium „gotowe” sprawia, że zadanie nie wraca z pytaniami ani w nieoczekiwanej formie.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

KTO: Kasia, młodsza specjalistka SEO
CO TRZEBA ZROBIĆ: przygotowanie miesięcznego raportu SEO dla klienta z branży budowlanej
PO CO: raport jest podstawą do rozmowy o budżecie na kolejny kwartał
CO WCHODZI / CO NIE WCHODZI: dane z Search Console i GA4, komentarz do zmian; bez rekomendacji budżetowych – te przygotuję sam
DATA LUB BRAK: do czwartku 12:00
LINKI / PLIKI / OSOBY: szablon raportu na dysku, dostęp do GA4 klienta, w razie pytań – Paweł
JAK POZNAMY, ŻE ZADANIE JEST GOTOWE: raport w szablonie, wszystkie wykresy zaktualizowane, komentarz do 3 największych zmian

Czego się spodziewać: Dostaniesz partnerski mail zaczynający się od celu raportu, z oczekiwanym rezultatem, zakresem (bez rekomendacji budżetowych), terminem, linkami do materiałów, osobą kontaktową i kryterium „gotowe”.

Jak dopasować prompt do siebie

Przekazanie przed urlopem: dodaj kontekst historii sprawy i osoby, które mogą pytać o postęp.
Zadanie dla podwykonawcy: dodaj wynagrodzenie, sposób rozliczenia i prawa do efektów pracy.
Krótkie zadanie: użyj promptu „Delegowanie zadania tak, żeby nie wracało”.

Wskazówki

Zapytaj, czy termin jest realny, zamiast go narzucać.
Sprawdź, czy osoba ma dostęp do wszystkich materiałów, zanim wyślesz maila.
Ustal krótki punkt kontrolny w połowie terminu.

Najczęstsze błędy

Przekazanie zadania bez celu i kryteriów – efekt różni się od oczekiwań.
Termin podany jako ustalony, choć osoba nie wie jeszcze o zadaniu.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przekształć zadanie w checklistę z punktami kontrolnymi i kryterium ukończenia.

ChatGPT Claude Copilot Gemini

Mail eskalacyjny – gdy sprawa utknęła i trzeba zaangażować przełożonego

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.

ChatGPT Claude

Mail z prośbą o wycenę lub ofertę

Napisz e-mail z prośbą o wycenę lub ofertę.
Firma lub dostawca: [ODBIORCA]
Produkt albo usługa: [PRZEDMIOT ZAPYTANIA]
Wymagany zakres: [ZAKRES]
Ilość lub skala: [ILOŚĆ]
Oczekiwany termin realizacji: [TERMIN]
Informacje, o które chcę zapytać: [CENA / WDROŻENIE / GWARANCJA / WSPARCIE / INNE].

Przygotuj rzeczowy temat i treść wiadomości. Poproś o rozbicie kosztów, wskazanie ewentualnych opłat dodatkowych, warunków płatności, czasu realizacji i okresu ważności oferty, jeśli ma to zastosowanie. Nie wpisuj wymagań, których nie podałem. Jeśli zakres jest niepełny, dodaj krótką listę kwestii do doprecyzowania przed wysłaniem.