Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Mail z informacją o zmianie zasad lub procesu

Komunikat o zmianie procesu z wyjaśnieniem, kogo dotyczy, od kiedy obowiązuje i co trzeba zrobić.

Prompt – 7 zmiennych do uzupełnienia 

Napisz e-mail informujący o zmianie zasad lub procesu.
Odbiorcy: [GRUPA]
Co się zmienia: [ZMIANA]
Powód zmiany: [POWÓD]
Data wejścia w życie: [DATA LUB BRAK]
Kogo dotyczy: [ZAKRES]
Co odbiorcy mają zrobić: [DZIAŁANIA]
Gdzie uzyskać pomoc: [KONTAKT / ŹRÓDŁO].

Przygotuj klarowny komunikat. Najpierw wskaż najważniejszą zmianę, następnie wyjaśnij, kogo dotyczy, od kiedy obowiązuje i jakie działania są wymagane. Oddziel nowe zasady od dotychczasowego sposobu pracy. Nie wymyślaj dat ani powodów. Jeśli szczegóły nie są zatwierdzone, oznacz je jako wymagające potwierdzenia zamiast przedstawiać jako obowiązujące.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy zmieniają się zasady – godziny pracy biura, sposób zgłaszania urlopów, proces akceptacji faktur, warunki dla klientów – i trzeba o tym jasno poinformować. Komunikat zaczynający się od najważniejszej zmiany, z informacją, kogo dotyczy, od kiedy i co trzeba zrobić, ogranicza chaos i pytania.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

  • GRUPA: wszyscy pracownicy firmy (40 osób)
  • ZMIANA: wnioski urlopowe składamy wyłącznie w systemie kadrowym zamiast mailem
  • POWÓD: mniej pomyłek w ewidencji i szybsza akceptacja
  • DATA LUB BRAK: od 1 listopada 2026
  • ZAKRES: wszyscy pracownicy na umowie o pracę
  • DZIAŁANIA: zalogowanie się do systemu do 31 października i sprawdzenie liczby dni urlopu
  • KONTAKT / ŹRÓDŁO: dział kadr, instrukcja na intranecie

Czego się spodziewać: Dostaniesz klarowny komunikat z najważniejszą zmianą w pierwszym zdaniu, informacją, kogo dotyczy i od kiedy, działaniem do wykonania do 31 października oraz kontaktem do działu kadr – z oddzieleniem nowych zasad od dotychczasowych.

Jak dopasować prompt do siebie

  • Zmiana dla klientów: zastąp działania pracowników informacją, co klient musi zrobić (albo że nic).
  • Zmiana kontrowersyjna: połącz z promptem „Ogłoszenie zmiany dla zespołu”, który przygotowuje też odpowiedzi na pytania.
  • Zmiana jeszcze niezatwierdzona: oznacz szczegóły jako wymagające potwierdzenia.

Wskazówki

  • Wyślij informację z wyprzedzeniem, a przypomnienie tuż przed zmianą.
  • Dołącz instrukcję albo link – ludzie wolą sprawdzić sami niż pytać.
  • Zbierz pytania i odpowiedz na najczęstsze w jednym miejscu.

Najczęstsze błędy

  • Najważniejsza zmiana ukryta w trzecim akapicie.
  • Brak informacji, co odbiorca ma zrobić.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj krótkie FAQ z pięcioma pytaniami, które odbiorcy mogą zadać po otrzymaniu komunikatu.

Podobne prompty

ChatGPTClaude

Mail informujący o opóźnieniu

Napisz e-mail informujący o opóźnieniu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub dostawa: [CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE]
Pierwotny termin: [DATA]
Aktualny stan: [STATUS]
Potwierdzona przyczyna: [PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY]
Nowy przewidywany termin: [TERMIN LUB BRAK DANYCH]
Działania naprawcze: [DZIAŁANIA].

Napisz wiadomość transparentną, spokojną i odpowiedzialną. Wyjaśnij, co jest opóźnione, jaki jest aktualny status i co robimy dalej. Nie ukrywaj istotnych informacji, ale nie obwiniaj innych bez podstaw. Nie przedstawiaj szacowanego terminu jako gwarantowanego. Jeśli nowy termin nie jest znany, napisz to wprost i zaproponuj, kiedy można przekazać kolejną aktualizację — tylko jeśli taki termin zostanie wskazany.
ChatGPTClaude

Mail po rozmowie telefonicznej

Przygotuj e-mail podsumowujący rozmowę telefoniczną.
Rozmówca: [KTO]
Data rozmowy: [DATA]
Temat: [TEMAT]
Ustalenia: [USTALENIA]
Obietnice lub zobowiązania stron: [ZOBOWIĄZANIA]
Kwestie do potwierdzenia: [NIEJASNOŚCI].

Napisz krótką wiadomość potwierdzającą najważniejsze ustalenia. Rozdziel to, co zostało jednoznacznie uzgodnione, od kwestii wymagających potwierdzenia. Nie przypisuj rozmówcy deklaracji, których nie ma w notatkach. Poproś o korektę, jeśli coś zostało zrozumiane inaczej.
ChatGPTClaudeCopilotGemini

Mail eskalacyjny – gdy sprawa utknęła i trzeba zaangażować przełożonego

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.