Kiedy użyć tego promptu
Gdy dostajesz maila z pretensjami, nieprawdziwymi zarzutami albo w nieprzyjemnym tonie – od klienta, kontrahenta, współpracownika – i masz ochotę odpowiedzieć w tym samym stylu. Prompt pomaga napisać odpowiedź spokojną i stanowczą, która trzyma się faktów, pilnuje Twoich granic i nie przyznaje winy bez podstaw.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- RELACJA / SYTUACJA: klient, z którym współpracujemy od pół roku; pisze, że „znowu nic nie zrobiliśmy”, choć raport pokazuje wykonane zadania
- CEL: wyjaśnić stan prac i umówić rozmowę, bez eskalacji
- FAKTY: w październiku zrealizowaliśmy 9 z 10 zaplanowanych zadań; jedno czeka na materiały od klienta od 14 dni
- GRANICE: nie zgadzam się na prace poza zakresem umowy bez dodatkowej wyceny
Czego się spodziewać: Dostaniesz rzeczową odpowiedź, która odnosi się do faktów (9 z 10 zadań, jedno czeka na materiały), nie wchodzi w emocje, jasno zaznacza zakres umowy i proponuje krótką rozmowę – oraz krótszy wariant do szybkiego zamknięcia tematu.
Jak dopasować prompt do siebie
- Mail od przełożonego: poproś o ton, który zachowuje szacunek dla hierarchii, ale broni faktów.
- Sprawa, która może trafić do prawnika: poproś o bardzo neutralny ton i chronologię zdarzeń.
- Publiczna krytyka (np. w social mediach): użyj promptu do odpowiedzi na komentarze i krytykę.
Wskazówki
- Odczekaj chwilę przed wysłaniem i przeczytaj odpowiedź jeszcze raz.
- Sprawdź fakty, na które się powołujesz – jeden błąd osłabia całą odpowiedź.
- Gdy wymiana maili się przeciąga, zaproponuj rozmowę.
Najczęstsze błędy
- Odpowiedź punkt po punkcie na każdy zarzut, łącznie z emocjonalnymi.
- Przeprosiny za coś, co nie było Twoją winą, tylko żeby uspokoić sytuację.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Zmień odpowiedź na bardziej stanowczą, ale nadal profesjonalną.