Kiedy użyć tego promptu
Gdy napisałeś maila pod wpływem emocji – do klienta, który nie płaci, do dostawcy, który zawalił termin, albo do współpracownika – i czujesz, że wysłanie go w tej formie zaszkodzi sprawie. Prompt zachowuje wszystkie fakty i żądania, ale usuwa sarkazm i oceny, dzięki czemu mail jest stanowczy, a nie agresywny.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- ODBIORCA I RELACJA: dostawca usług IT, współpraca od roku, drugi raz w tym miesiącu nie dotrzymał terminu
- CEL MAILA: naprawa błędu w sklepie do piątku i ustalenie, jak uniknąć kolejnych opóźnień
Czego się spodziewać: Z maila pełnego zdań typu „Serio?! Znowu?” dostaniesz krótką wiadomość, która rzeczowo opisuje dwa opóźnienia, ich skutek dla sklepu, oczekiwany termin naprawy i prośbę o rozmowę o zmianie procesu.
Jak dopasować prompt do siebie
- Mail do przełożonego: dodaj, że chcesz zachować dobrą relację, i poproś o łagodniejszy ton przy zachowaniu stanowiska.
- Odpowiedź na atak w mailu: poproś o wersję, która nie odnosi się do emocji drugiej strony, tylko do faktów.
- Sprawa sporna, która może skończyć się prawnie: poproś o neutralny, bardzo rzeczowy ton i chronologię faktów.
Wskazówki
- Poczekaj z wysłaniem choćby 15 minut i przeczytaj poprawioną wersję jeszcze raz.
- Sprawdź, czy żadne ważne żądanie nie zniknęło przy skracaniu.
- Jeśli sprawa jest naprawdę gorąca, rozważ rozmowę telefoniczną zamiast maila.
Najczęstsze błędy
- Wysłanie oryginału „bo przecież mam rację”.
- Tak duże złagodzenie maila, że znika z niego żądanie i termin.