Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Prośba o korektę faktury
Temat: Prośba o korektę faktury nr [NUMER] z [DATA]
Dzień dobry,
w otrzymanej fakturze nr [NUMER] z dnia [DATA] zauważyliśmy błąd w [POLE, np. nazwie nabywcy / numerze NIP / cenie jednostkowej / liczbie sztuk]:
– jest: [BŁĘDNA WARTOŚĆ],
– powinno być: [PRAWIDŁOWA WARTOŚĆ].
Uprzejmie prosimy o wystawienie faktury korygującej [lub: o informację, jaki tryb korekty będzie właściwy w tym przypadku]. [Na potwierdzenie przesyłamy w załączniku: ZAMÓWIENIE / UMOWA.]
Pozostałe dane na fakturze są prawidłowe.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Prośba o poprawę innego dokumentu (umowa, raport, oferta)
Temat: [NAZWA DOKUMENTU] – prośba o poprawkę
Dzień dobry [IMIĘ],
w dokumencie [NAZWA] w [MIEJSCE: punkt / strona / tabela] jest [BŁĘDNA INFORMACJA], a powinno być [PRAWIDŁOWA INFORMACJA]. Czy mogę prosić o poprawioną wersję do [DATA]?
Dziękuję!
[IMIĘ I NAZWISKO]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- W otrzymanej fakturze nr … zauważyliśmy błąd w …
- Jest: … Powinno być: …
- Uprzejmie prosimy o wystawienie faktury korygującej.
- Pozostałe dane na dokumencie są prawidłowe.
- Proszę o informację, jaki tryb korekty będzie właściwy w tym przypadku.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy na fakturze, umowie albo raporcie jest błąd – zła nazwa firmy, NIP, kwota, stawka VAT, data – i trzeba poprosić o korektę. Zwięzły mail z numerem dokumentu, konkretnym błędem i prawidłową wartością pozwala szybko to załatwić. Prompt nie przesądza, jaki tryb korekty jest właściwy.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: dział księgowości dostawcy oprogramowania
- FAKTURA / UMOWA / RAPORT / INNY: faktura
- DANE: FV/2026/10/0457 z 5 października 2026
- BŁĄD: na fakturze jest stary adres siedziby naszej firmy
- POPRAWNA WARTOŚĆ: ul. Nowa 12, 31-000 Kraków (zgodnie z danymi w CEIDG od września)
- ZAŁĄCZNIKI: skan faktury, wydruk z CEIDG
Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail z tematem „Prośba o korektę faktury FV/2026/10/0457 – adres nabywcy”, wskazaniem błędu, poprawnych danych i załączników oraz prośbą o potwierdzenie właściwego trybu korekty.
Jak dopasować prompt do siebie
- Błąd w kwocie lub stawce VAT: dodaj wyliczenie prawidłowej kwoty.
- Błąd w umowie: poproś o aneks lub nową wersję zamiast korekty.
- Błąd po Twojej stronie (np. złe dane przekazane wcześniej): dodaj krótkie przyznanie, że dane były nieaktualne.
Wskazówki
- Sprawdź dokładnie numer dokumentu i datę przed wysłaniem.
- Przy fakturach w KSeF tryb korekty może się różnić – zapytaj księgową lub dostawcę.
- Zachowaj wiadomość i odpowiedź w dokumentacji księgowej.
Najczęstsze błędy
- Wskazywanie konkretnego trybu korekty bez pewności, że jest właściwy.
- Mail bez numeru dokumentu – odbiorca musi go szukać.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Skróć wiadomość do kilku zdań, zachowując wszystkie dane potrzebne do korekty.