Kiedy użyć tego promptu
Po awarii serwisu, błędnej wysyłce maili, problemie z płatnościami czy pomyłce w cenach. Dobrze napisany komunikat często buduje więcej zaufania, niż kosztowała sama awaria – pod warunkiem, że jest szybki, konkretny i nie udaje, że nic się nie stało.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- OPIS PROBLEMU: przez błąd systemu część klientów dostała mail o anulowaniu zamówienia, choć zamówienia są realizowane
- ZAKRES PROBLEMU: ok. 800 klientów, wtorek 9:00–13:00
- CO NAPRAWIONO: zamówienia są realizowane normalnie, błąd w szablonie maila poprawiony
- ZMIANY: test każdego szablonu na koncie testowym przed wdrożeniem
- REKOMPENSATA: darmowa dostawa przy kolejnym zamówieniu
Czego się spodziewać: Dostaniesz mail z tematem w stylu „Twoje zamówienie jest aktualne – przepraszamy za mylącą wiadomość”, który w pierwszym zdaniu uspokaja („nie musisz nic robić”), krótko wyjaśnia przyczynę i informuje o darmowej dostawie.
Jak dopasować prompt do siebie
- Problem jeszcze trwa: poproś o komunikat „w trakcie” z godziną kolejnej aktualizacji zamiast pełnych przeprosin.
- Wyciek danych lub incydent bezpieczeństwa: to sprawa prawna (m.in. obowiązki z RODO) – komunikat przygotuj z prawnikiem, a AI użyj najwyżej do uproszczenia języka.
- Klienci B2B: dodaj szczegółowy opis przyczyny i czasu reakcji w osobnym załączniku.
Wskazówki
- Komunikat wysłany po godzinie jest lepszy niż idealny wysłany po trzech dniach.
- Wszystkie trzy wersje muszą mówić to samo – klienci porównują mail z postem.
- Przygotuj zespołowi obsługi krótką notatkę z odpowiedziami na pytania, które spłyną po komunikacie.
Najczęstsze błędy
- „Przepraszamy za utrudnienia” bez informacji, co się stało i czy klient musi coś zrobić.
- Obwinianie dostawcy zewnętrznego. Dla klienta to Twój problem, nie Twojego dostawcy.