Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Porównanie dwóch list w Excelu – czego brakuje i co się różni

Uzgadnianie dwóch zestawień (system vs plik od klienta, stara vs nowa wersja): formuły i kroki, które pokażą brakujące rekordy, duplikaty i różnice w wartościach.

Prompt – 6 zmiennych do uzupełnienia 

Jesteś analitykiem, który na co dzień uzgadnia dane w Excelu. Pomóż mi porównać dwie listy i znaleźć wszystkie rozbieżności.

Wersja Excela i język: [WERSJA EXCELA]
Lista A – skąd pochodzi i jakie ma kolumny: [LISTA A]
Lista B – skąd pochodzi i jakie ma kolumny: [LISTA B]
Po czym rozpoznać ten sam rekord w obu listach (klucz): [KLUCZ]
Które wartości porównać: [CO PORÓWNAĆ]
Przykładowe wiersze z obu list:
<dane>
[WKLEJ PO 5 WIERSZY Z OBU LIST]
</dane>

Zrób po kolei:
1. Oceń klucz: czy jest unikalny, czy w przykładach widać różnice w zapisie (spacje, wielkie litery, zera wiodące, liczby zapisane jako tekst, różne formaty dat). Podaj formuły, które to ujednolicą w kolumnie pomocniczej.
2. Podaj formuły do sprawdzenia: rekordy z A, których nie ma w B, rekordy z B, których nie ma w A, oraz duplikaty klucza w każdej liście.
3. Dla rekordów obecnych w obu listach podaj formułę, która pobierze wartość z drugiej listy i pokaże różnicę (kwotową i procentową) z tolerancją do zaokrągleń.
4. Dodaj kolumnę „Status” jedną formułą: „Tylko w A”, „Tylko w B”, „Zgodne”, „Różnica w wartości”.
5. Pokaż, jak podświetlić rozbieżności formatowaniem warunkowym i jak zrobić krótkie podsumowanie (ile rekordów w każdym statusie, suma różnic).
6. Jeśli listy mają ponad 10 tys. wierszy albo porównanie będzie powtarzane co miesiąc – opisz krok po kroku wersję w Power Query (scalanie zapytań, sprzężenie lewe anty i pełne zewnętrzne).

Formuły podawaj w składni mojej wersji Excela (w polskiej wersji – polskie nazwy funkcji i średniki). Przy każdej formule napisz, do której komórki ją wpisać i jak ją przeciągnąć.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy musisz uzgodnić dane z dwóch źródeł: listę faktur z systemu z zestawieniem od klienta, stan magazynu z inwentaryzacją, listę pracowników z HR z listą z systemu dostępu albo dwie wersje tego samego pliku. Prompt najpierw wyłapuje typowe pułapki (spacje, zera wiodące, liczby jako tekst), przez które X.WYSZUKAJ „nie widzi” rekordów, a potem daje komplet formuł do statusów, różnic i podsumowania – oraz wersję w Power Query, gdy porównanie jest cykliczne.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

  • WERSJA EXCELA: Microsoft 365, polska wersja
  • LISTA A: eksport faktur z systemu księgowego: Nr faktury, NIP, Kwota brutto, Data
  • LISTA B: zestawienie od klienta w Excelu: Numer dokumentu, Kwota, Termin płatności
  • KLUCZ: numer faktury
  • CO PORÓWNAĆ: kwotę brutto, tolerancja 1 grosz

Czego się spodziewać: Dostaniesz uwagę, że w liście klienta numery faktur mają spacje i inne ukośniki (np. „FV 12/10/2026” vs „FV/12/10/2026”), formułę ujednolicającą klucz z USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY i PODSTAW, formuły X.WYSZUKAJ do sprawdzenia braków w obu kierunkach, LICZ.JEŻELI do duplikatów, kolumnę różnicy kwot z tolerancją 0,01 zł, jedną formułę statusu, regułę formatowania warunkowego i tabelkę podsumowania z liczbą rekordów w każdym statusie oraz instrukcję w Power Query do comiesięcznego uzgadniania.

Jak dopasować prompt do siebie

  • Uzgadnianie sald z kontrahentem: dopisz, że na końcu ma powstać tabela różnic do wysłania mailem.
  • Dwie wersje tego samego pliku: zapytaj także o wiersze, w których zmieniła się jakakolwiek kolumna.
  • Brak wspólnego klucza: opisz, po jakich polach można dopasować rekordy (np. data + kwota), i poproś o klucz złożony.

Wskazówki

  • Zamiast prawdziwych NIP-ów i nazw kontrahentów wklej przykładowe, ale z zachowaniem formatu – to format decyduje o formułach.
  • Pracuj na kopiach list w jednym pliku, każda w osobnej tabeli z nazwą – formuły są wtedy czytelniejsze.
  • Po porównaniu sprawdź ręcznie kilka rekordów z każdego statusu, zanim wyślesz wynik dalej.

Najczęstsze błędy

  • Porównywanie list bez ujednolicenia klucza – formuła pokazuje „brak” przy rekordach, które są w obu listach.
  • Pomijanie duplikatów – jeden numer występujący dwa razy zawyża albo ukrywa różnice.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Na podstawie wyników porównania napisz krótki, uprzejmy mail do kontrahenta z listą rozbieżności do wyjaśnienia i prośbą o odpowiedź do konkretnego dnia.

Podobne prompty

ChatGPTClaudeCopilot

Naprawa błędu w formule Excela

Pomóż mi naprawić formułę w Excelu, która zwraca błąd.
Program i język: [WERSJA EXCELA] – podawaj polskie nazwy funkcji i średniki, jeśli to polski Excel.
Formuła: [FORMUŁA]
Błąd, który się pojawia: [KOMUNIKAT BŁĘDU]
Co formuła ma robić: [CEL FORMUŁY]
Przykład danych, dla których nie działa (2–3 wiersze, dane zmyślone): [PRZYKŁAD DANYCH]

Zrób:
1. wypisz 3 najbardziej prawdopodobne przyczyny błędu, od najczęstszej,
2. przy każdej podaj, jak to sprawdzić w arkuszu (np. funkcją pomocniczą),
3. podaj poprawioną formułę i wyjaśnij zmiany w 2–3 zdaniach,
4. jeśli błąd może wrócić przy nowych danych – zaproponuj zabezpieczenie, ale nie ukrywaj problemu samym JEŻELI.BŁĄD.
ChatGPTClaudeCopilotGemini

Tabela przestawna krok po kroku – raport z surowych danych

Jesteś ekspertem od Excela i raportowania w firmie. Pomóż mi zbudować tabelę przestawną, która odpowie na konkretne pytanie biznesowe.

Wersja Excela i język: [WERSJA EXCELA]
Pytanie, na które ma odpowiadać raport: [PYTANIE BIZNESOWE]
Kolumny w moich danych (nagłówki) i kilka przykładowych wierszy:
<dane>
[WKLEJ NAGŁÓWKI I 5 WIERSZY]
</dane>
Ile mniej więcej jest wierszy i jak często dane się zmieniają: [ROZMIAR I AKTUALIZACJA]

Zrób po kolei:
1. Sprawdź, czy dane nadają się do tabeli przestawnej (jeden wiersz = jeden rekord, brak scalonych komórek, pustych wierszy, sum pośrednich, dat zapisanych jako tekst). Wypisz, co poprawić, zanim zaczniemy.
2. Podaj instrukcję krok po kroku z nazwami menu w mojej wersji Excela: zamiana zakresu na tabelę, wstawienie tabeli przestawnej, co przeciągnąć do Wierszy, Kolumn, Wartości i Filtrów.
3. Ustaw sposób podsumowania wartości (suma, liczba, średnia, % sumy końcowej) i wyjaśnij, dlaczego właśnie taki.
4. Dodaj to, co sprawi, że raport będzie czytelny dla przełożonego: grupowanie dat po miesiącach lub kwartałach, sortowanie, formatowanie liczb, fragmentator (slicer) lub oś czasu.
5. Jeśli potrzebne jest pole obliczeniowe (np. marża, udział, zmiana do poprzedniego okresu) – pokaż, jak je dodać.
6. Wyjaśnij, jak odświeżać raport, gdy dojdą nowe dane, żeby nic się nie rozjechało.
7. Na końcu podaj alternatywę formułami (SUMA.WARUNKÓW / LICZ.WARUNKI, a w Excelu 365 – funkcje tablicowe), jeśli raport ma być w stałym układzie.

Jeśli w danych brakuje kolumny potrzebnej do odpowiedzi na pytanie – powiedz to wprost i zaproponuj, jak ją uzyskać. Nie zgaduj nazw kolumn, których nie podałem.
ChatGPTClaude

Macierz decyzji dla kilku rozwiązań

Pomóż porównać rozwiązania i podjąć decyzję.
Decyzja do podjęcia: [DECYZJA]
Opcje: [LISTA OPCJI]
Najważniejsze kryteria: [KRYTERIA]
Ograniczenia niepodlegające negocjacji: [OGRANICZENIA]
Dostępne dane: [DANE].

Najpierw sprawdź, czy kryteria są mierzalne i czy nie dublują się. Zaproponuj wagi sumujące się do 100%, ale wyraźnie oznacz je jako propozycję do zatwierdzenia. Zbuduj macierz porównawczą, uzasadnij każdą ocenę i oddziel fakty od szacunków. Pokaż wynik ważony oraz sprawdź, czy zmiana najważniejszych wag zmienia zwycięską opcję.

Nie wybieraj rozwiązania wyłącznie na podstawie sumy punktów. Podsumuj kluczowe kompromisy, ryzyka i warunki, przy których inna opcja byłaby lepsza.