Kiedy użyć tego promptu
Gdy masz eksport z systemu (sprzedaż, zamówienia, zgłoszenia, czas pracy) i szef pyta „ile sprzedaliśmy w regionach w każdym kwartale?” albo „którzy klienci generują 80% obrotu?”. Prompt najpierw sprawdza, czy dane w ogóle nadają się do tabeli przestawnej – bo to najczęstsza przyczyna problemów – a potem prowadzi klik po kliku przez ustawienie pól, grupowanie dat, fragmentatory i odświeżanie. Na koniec daje wersję formułami, gdy raport ma mieć stały układ.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- WERSJA EXCELA: Microsoft 365, polska wersja
- PYTANIE BIZNESOWE: jaka jest sprzedaż netto w każdym regionie w podziale na kwartały i który handlowiec ma największy udział
- ROZMIAR I AKTUALIZACJA: ok. 12 tys. wierszy, nowe dane co tydzień z systemu ERP
Czego się spodziewać: Dostaniesz listę poprawek danych (np. kolumna „Data” zapisana jako tekst – jak ją zamienić, usunięcie wiersza z sumą na dole eksportu), instrukcję wstawienia tabeli przestawnej z tabeli o nazwie „Sprzedaż”, układ pól: Region i Handlowiec w Wierszach, Data pogrupowana po kwartałach w Kolumnach, Suma z Wartość netto w Wartościach oraz druga kopia wartości jako „% sumy wiersza nadrzędnego”, fragmentator z kategorią produktu, opis odświeżania po wklejeniu nowych danych do tabeli i wersję formułą SUMA.WARUNKÓW do stałego raportu.
Jak dopasować prompt do siebie
- Raport dla zarządu: dopisz, że ma się mieścić na jednym ekranie i zawierać tylko 3–5 najważniejszych liczb.
- Google Sheets: wpisz w wersji „Arkusze Google” – instrukcja będzie dla tabel przestawnych w Arkuszach.
- Analiza ABC lub 80/20: zapytaj wprost o udział skumulowany i podział klientów na grupy.
Wskazówki
- Wklejaj tylko nagłówki i kilka wierszy – do zbudowania tabeli przestawnej model nie potrzebuje całych danych.
- Przed wklejeniem zamień nazwy klientów i nazwiska na „Klient 1”, „Handlowiec A”.
- Zamień zakres na tabelę (Ctrl+T) – wtedy nowe wiersze same trafią do raportu po odświeżeniu.
Najczęstsze błędy
- Budowanie tabeli przestawnej na danych z sumami pośrednimi i scalonymi komórkami.
- Pytanie „zrób mi raport” bez pytania biznesowego – wychodzi tabela, która niczego nie wyjaśnia.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Na podstawie tej tabeli przestawnej napisz 3–5 zdań komentarza dla przełożonego: najważniejsze wnioski, największa zmiana i jedna rzecz, którą warto sprawdzić.