Kiedy użyć tego promptu
Gdy prowadzisz tracker zadań, rejestr umów, listę faktur albo harmonogram i chcesz, żeby to, co pilne, samo rzucało się w oczy: terminy za 7 dni, przeterminowane pozycje, przekroczony budżet, duplikaty. Prompt daje gotowe reguły z formułami, wyjaśnia, gdzie postawić znak $ (najczęstsza przyczyna problemów), jak podświetlać całe wiersze i jak posprzątać reguły, które rozmnożyły się po kopiowaniu.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- WERSJA EXCELA: Microsoft 365, polska wersja
- CEL ARKUSZA: rejestr umów z dostawcami w dziale zakupów
- KOLUMNY: A – Dostawca – tekst; B – Nr umowy – tekst; C – Data końca – data; D – Wartość – liczba; E – Status – lista: aktywna, w negocjacji, zakończona
- CO PODŚWIETLIĆ: cały wiersz na pomarańczowo, gdy umowa kończy się w ciągu 30 dni; na czerwono, gdy już się skończyła, a status nadal aktywna; duplikaty numerów umów na żółto; zakończone na szaro
- ZAKRES DANYCH: dane od wiersza 2, co miesiąc dochodzi kilka umów
Czego się spodziewać: Dostaniesz cztery reguły z formułami, np. dla umów kończących się w ciągu 30 dni: =ORAZ($C2<>””;$C2-DZIŚ()<=30;$C2>=DZIŚ()) z zakresem =$A$2:$E$500, dla przeterminowanych aktywnych: =ORAZ($C2<DZIŚ();$E2=”aktywna”), dla duplikatów: =LICZ.JEŻELI($B:$B;$B2)>1, oraz regułę szarości dla zakończonych na pierwszym miejscu z „Zatrzymaj, jeśli prawda”. Do tego wyjaśnienie, dlaczego $ stoi przed literą kolumny, a nie przed numerem wiersza, i jak zamienić zakres na tabelę, żeby nowe umowy łapały się same.
Jak dopasować prompt do siebie
- Google Sheets: wpisz „Arkusze Google” – instrukcja i składnia formuł będą dla Arkuszy.
- Harmonogram projektu: poproś o prosty wykres Gantta z formatowania warunkowego na siatce dat.
- Raport KPI: zapytaj o paski danych lub zestawy ikon zamiast kolorowania całych wierszy.
Wskazówki
- Zamień zakres na tabelę (Ctrl+T) – formatowanie obejmie nowe wiersze bez poprawiania zakresu.
- Mniej znaczy lepiej: 2–3 kolory z jasnym znaczeniem działają lepiej niż tęcza.
- Po skopiowaniu wierszy zajrzyj do Menedżera reguł – duplikaty reguł spowalniają plik.
Najczęstsze błędy
- Brak $ przed literą kolumny w regule dla całego wiersza – podświetla się przypadkowa komórka.
- Reguły bez warunku na puste komórki – cała pusta część tabeli świeci się na czerwono.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Dodaj do tego arkusza podsumowanie na górze: ile umów kończy się w ciągu 30 dni, ile jest przeterminowanych i jaka jest ich łączna wartość – z formułami.