Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Mail z prośbą o przekazanie sprawy do właściwej osoby

Uprzejma prośba o wskazanie właściwego działu lub osoby odpowiedzialnej za temat.

Prompt – 5 zmiennych do uzupełnienia 

Napisz e-mail z prośbą o przekierowanie sprawy do właściwej osoby.
Adresat: [KTO]
Temat sprawy: [TEMAT]
Co chcę załatwić: [CEL]
Co już próbowałem: [DOTYCHCZASOWY KONTAKT]
Informacje potrzebne do przekazania sprawy: [DANE].

Napisz krótki, uprzejmy mail. Wyjaśnij, czego dotyczy sprawa, i zapytaj, czy odbiorca jest właściwą osobą, a jeśli nie — czy może wskazać odpowiedni dział lub kontakt. Nie zakładaj, że odbiorca ma obowiązek samodzielnie przekazać wiadomość. Nie umieszczaj zbędnych danych osobowych.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy nie wiesz, kto w firmie lub instytucji zajmuje się Twoją sprawą, a ogólny adres nie odpowiada albo odsyła dalej. Krótki mail z pytaniem, czy odbiorca jest właściwą osobą, a jeśli nie – kto jest, zwykle szybciej prowadzi do celu niż kolejne zgłoszenia przez formularz.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

  • KTO: biuro obsługi klienta dostawcy internetu dla firm
  • TEMAT: podwyższenie prędkości łącza w biurze
  • CEL: zmiana pakietu przed końcem umowy bez kar
  • DOTYCHCZASOWY KONTAKT: dwa zgłoszenia przez formularz (nr 1182 i 1209), odpowiedź automatyczna
  • DANE: numer umowy, adres biura, obecny pakiet

Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail z opisem sprawy, numerami wcześniejszych zgłoszeń i pytaniem, czy odbiorca może się nią zająć, a jeśli nie – do kogo się zwrócić, bez zbędnych danych osobowych.

Jak dopasować prompt do siebie

  • Sprawa w dużej firmie: zapytaj o konkretny dział (np. obsługa klientów biznesowych).
  • Sprawa w urzędzie: dodaj numer sprawy i poproś o wskazanie właściwej komórki.
  • Kolejna próba kontaktu: dodaj daty wcześniejszych zgłoszeń.

Wskazówki

  • Podaj numery wcześniejszych zgłoszeń – to przyspiesza obsługę.
  • Nie przesyłaj danych, które nie są potrzebne do identyfikacji sprawy.
  • Zapisz dane właściwej osoby na przyszłość.

Najczęstsze błędy

  • Zakładanie, że odbiorca musi sam przekazać sprawę dalej.
  • Długi opis historii, zanim pojawi się pytanie.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj wersję maksymalnie krótką, odpowiednią do dużej organizacji.

Podobne prompty

ChatGPTClaude

Mail z prośbą o przedłużenie terminu – wzór i prompt

Napisz e-mail z prośbą o przedłużenie terminu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub zobowiązanie: [CO]
Obecny termin: [DATA]
Powód prośby: [POWÓD, KTÓRY MOGĘ UJAWNIĆ]
Proponowany nowy termin: [DATA]
Co już zostało zrobione: [POSTĘP]
Możliwe rozwiązanie częściowe: [OPCJA, JEŚLI ISTNIEJE].

Napisz wiadomość odpowiedzialną i konkretną. Poproś o zgodę na zmianę terminu, przedstaw krótko sytuację i zaproponuj realistyczny plan dokończenia zadania. Nie przedstawiaj nowego terminu jako uzgodnionego, dopóki odbiorca go nie zaakceptuje. Nie wymyślaj powodów ani postępów.
ChatGPTClaude

Mail z prośbą o wyjaśnienie niejasnej sytuacji

Napisz e-mail z prośbą o wyjaśnienie sytuacji.
Odbiorca: [KTO]
Co jest niejasne: [OPIS]
Co już wiem: [POTWIERDZONE INFORMACJE]
Jakie kwestie trzeba wyjaśnić: [PYTANIA]
Cel wiadomości: [CEL].

Przygotuj neutralną wiadomość bez oskarżeń i założeń co do intencji drugiej strony. Krótko opisz kontekst, wypunktuj konkretne pytania i poproś o potwierdzenie sposobu dalszego postępowania. Nie mieszaj kilku niezależnych tematów, jeśli można je rozdzielić. Nie przedstawiaj przypuszczeń jako faktów.
ChatGPTClaude

Mail podsumowujący spotkanie i ustalenia

Na podstawie notatek przygotuj e-mail podsumowujący spotkanie.
Data i temat spotkania: [DATA / TEMAT]
Uczestnicy lub zespoły: [UCZESTNICY]
Najważniejsze ustalenia: [USTALENIA]
Zadania i właściciele: [ZADANIA / OSOBY LUB ROLE]
Terminy: [TERMINY]
Kwestie otwarte: [OTWARTE TEMATY].

Ułóż wiadomość w sekcjach: krótkie podziękowanie, podjęte decyzje, lista zadań z odpowiedzialnością i terminami oraz kwestie wymagające dalszego ustalenia. Nie przypisuj zadań ani terminów, jeśli nie wynikają z notatek — oznacz je jako nieustalone. Pisz zwięźle i tak, aby odbiorcy mogli szybko sprawdzić, co mają zrobić.