Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Wersja formalna (klient, osoba spoza firmy)
Temat: Prośba o krótką rozmowę – [TEMAT]
Dzień dobry [Pani/Panie NAZWISKO],
chciał(a)bym zaproponować krótką rozmowę na temat [TEMAT]. [JEDNO ZDANIE: DLACZEGO TO WAŻNE DLA ADRESATA].
Rozmowa zajmie około [CZAS] minut i może odbyć się [online / telefonicznie / w Państwa biurze]. Proponuję jeden z terminów:
– [DZIEŃ, DATA], godz. [GODZINA]
– [DZIEŃ, DATA], godz. [GODZINA]
Jeśli te terminy nie pasują, proszę o wskazanie dogodnego momentu.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Wersja krótka (przełożony, współpracownik)
Temat: 15 minut na [TEMAT]?
Cześć [IMIĘ],
czy znajdziesz 15 minut w tym tygodniu na rozmowę o [TEMAT]? Chcę [CEL: ustalić / pokazać / zdecydować].
Pasuje mi [TERMIN 1] albo [TERMIN 2] – możesz też zaproponować swój.
Dzięki!
[IMIĘ]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Chciał(a)bym zaproponować krótką rozmowę na temat …
- Spotkanie zajmie około 20 minut.
- Celem rozmowy jest ustalenie …
- Czy znajdzie Pan/Pani czas w przyszłym tygodniu? Proponuję …
- Jeśli wygodniejsza będzie forma online, prześlę link do spotkania.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy chcesz umówić spotkanie z klientem, przełożonym, partnerem albo osobą z innego działu. Jasny cel, przewidywany czas i konkretne terminy sprawiają, że odbiorca może od razu odpowiedzieć, zamiast prowadzić korespondencję „to kiedy Panu pasuje?”.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: dyrektor sprzedaży u klienta
- CEL: omówienie wyników kampanii z III kwartału i planu na IV kwartał
- KONTEKST: wyniki są lepsze od planu w dwóch kanałach, w jednym wymagają decyzji o budżecie
- CZAS: 30 minut
- TERMINY LUB BRAK: wtorek 21.10 o 10:00 lub 14:00, czwartek 23.10 o 11:00
- ONLINE / TELEFON / NA ŻYWO: online (Teams)
Czego się spodziewać: Dostaniesz zwięzły mail z celem spotkania w pierwszym zdaniu, informacją o 30 minutach, trzema terminami do wyboru i prośbą o wskazanie dogodnego – bez sugerowania, że spotkanie jest już umówione.
Jak dopasować prompt do siebie
- Spotkanie z nową osobą: dodaj jedno zdanie, kim jesteś i skąd kontakt.
- Spotkanie wewnętrzne: skróć do kilku zdań na komunikator.
- Odbiorca, który często nie odpowiada: zaproponuj link do kalendarza z wolnymi terminami.
Wskazówki
- Podawaj terminy w czytelnej formie (dzień tygodnia, data, godzina).
- Dołącz agendę albo pytania, jeśli spotkanie wymaga przygotowania.
- Po potwierdzeniu wyślij zaproszenie w kalendarzu.
Najczęstsze błędy
- „Daj znać, kiedy masz czas” bez konkretnych propozycji.
- Brak informacji, ile potrwa spotkanie.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj krótszy wariant, który można wysłać do osoby, z którą już regularnie współpracuję.