Oferta handlowa po rozmowie z klientem

Napisz ofertę dla klienta [NAZWA KLIENTA] na podstawie notatek z rozmowy.
Nasza usługa: [USŁUGA]. Cena i warianty: [CENA I WARIANTY].

Struktura:
1. sytuacja klienta i jego cel (jego słowami z notatek),
2. co proponujemy i jak to osiągnie ten cel,
3. zakres prac i harmonogram,
4. warianty cenowe z jasną różnicą między nimi,
5. czego potrzebujemy od klienta,
6. następny krok z datą.

Maksymalnie 1,5 strony. Notatki z rozmowy:
[WKLEJ NOTATKI]

Kiedy użyć tego promptu

Zaraz po rozmowie z potencjalnym klientem, gdy masz notatki i trzeba wysłać ofertę, zanim klient o Tobie zapomni. Oferta zaczynająca się od sytuacji i celu klienta – jego słowami – działa lepiej niż prezentacja firmy i cennik. Jasne warianty i następny krok z datą ułatwiają podjęcie decyzji.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

• NAZWA KLIENTA: Klinika Weterynaryjna Pazurek
• USŁUGA: nowa strona internetowa z rezerwacją wizyt online
• CENA I WARIANTY: Podstawowy 6 900 zł (strona + formularz), Standard 9 800 zł (+ rezerwacje online i SMS), Rozszerzony 12 500 zł (+ blog i 6 miesięcy opieki)

Czego się spodziewać: Z notatek z rozmowy model zrobi ofertę zaczynającą się od problemu kliniki (telefon dzwoni bez przerwy, recepcja nie nadąża), z opisem rozwiązania, harmonogramem, trzema wariantami z jasną różnicą między nimi, listą materiałów od klienta i propozycją kolejnej rozmowy z datą.

Jak dopasować prompt do siebie

• Oferta dla dużej firmy: dodaj sekcję o bezpieczeństwie, umowie i osobach kontaktowych.
• Oferta jednego wariantu: poproś o opcjonalne dodatki zamiast pakietów.
• Oferta mailowa zamiast PDF: skróć do 250 słów z najważniejszymi informacjami i załącznikiem.

Wskazówki

• Wysyłaj ofertę w ciągu 1–2 dni od rozmowy.
• Używaj słów klienta z notatek – klient widzi, że go wysłuchałeś.
• Ustal termin ważności oferty i datę kolejnego kontaktu.

Najczęstsze błędy

• Oferta zaczynająca się od historii firmy na pół strony.
• Warianty, które różnią się tylko ceną, bez jasnej różnicy w efekcie dla klienta.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Napisz krótki mail, z którym wyślę tę ofertę.

Przygotuj skrypt rozmowy telefonicznej.
Cel rozmowy: [CEL ROZMOWY].
Z kim rozmawiam: [ROZMÓWCA].
Co wiem o rozmówcy i jego sytuacji: [KONTEKST].

Skrypt ma zawierać:
- otwarcie (do 20 sekund): kim jestem i dlaczego dzwonię,
- 3–5 pytań, które pozwolą zrozumieć sytuację rozmówcy,
- najważniejsze informacje do przekazania (maksymalnie 3),
- odpowiedzi na 3 najbardziej prawdopodobne obiekcje,
- zakończenie z konkretnym ustaleniem (termin, kolejny krok),
- notatkę: czego nie mówić.
Pisz językiem mówionym – krótkie zdania, bez urzędowych zwrotów.

Przygotuj scenariusz rozmowy (oraz wersję mailową) z klientem, który chce zrezygnować z naszej usługi.
Usługa i model rozliczenia: [USŁUGA]
Co wiemy o kliencie (staż, korzystanie z usługi, zgłoszenia): [INFORMACJE O KLIENCIE]
Podany powód rezygnacji: [POWÓD REZYGNACJI]
Co możemy zaproponować: [PROPOZYCJE]

Scenariusz:
1. otwarcie – podziękowanie i pytanie o prawdziwy powód (2 pytania otwarte),
2. odpowiedzi na 3 najczęstsze powody (cena, brak efektów, nie korzystam),
3. propozycja dopasowana do powodu – maks. jedna, bez nachalności,
4. jeśli klient zostaje przy decyzji – godne zakończenie i informacja, jak wrócić,
5. czego nie mówić.
Wersja mailowa: maks. 120 słów.

Napisz odpowiedź na reklamację klienta.
Treść reklamacji: [TREŚĆ REKLAMACJI]
Nasza decyzja: [UZNANA / CZĘŚCIOWO / ODRZUCONA] i powód: [POWÓD DECYZJI]
Co oferujemy: [ROZWIĄZANIE]

Zasady:
- podziękuj za zgłoszenie bez przesadnych przeprosin,
- decyzja w pierwszym akapicie,
- jeśli odmawiamy, wyjaśnij to rzeczowo i wskaż podstawę (np. punkt regulaminu),
- kolejne kroki z terminami,
- do 150 słów.