Kiedy użyć tego promptu
Gdy organizacja wigilii firmowej, wyjazdu integracyjnego, spotkania z klientami czy jubileuszu spada na Ciebie obok normalnych obowiązków. Checklista z harmonogramem pozwala rozłożyć zadania w czasie i nie odkryć tydzień przed wydarzeniem, że nikt nie zarezerwował sali.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- WYDARZENIE: spotkanie wigilijne firmy
- SZCZEGÓŁY: 35 osób, piątek 18 grudnia, restauracja w centrum miasta – do wyboru
- BUDŻET: 10 500 zł
- CEL: podziękowanie za rok i integracja zespołu, który pracuje głównie zdalnie
- OGRANICZENIA: 4 osoby wegetariańskie, 1 osoba na wózku, część osób przyjeżdża z innych miast
Czego się spodziewać: Dostaniesz harmonogram typu „6 tygodni przed: rezerwacja sali z dostępem bez progów”, podział budżetu z kwotą na osobę i listę rzeczy, o których łatwo zapomnieć – np. faktura na firmę, nocleg dla osób spoza miasta czy kontakt do restauracji w dniu wydarzenia.
Jak dopasować prompt do siebie
- Wydarzenie dla klientów: dodaj rejestrację gości, identyfikatory, materiały firmowe i follow-up po wydarzeniu.
- Spotkanie online: zamień salę i catering na platformę, test techniczny i paczki wysyłane do uczestników.
- Wyjazd kilkudniowy: poproś o plan dla każdego dnia, transport i ubezpieczenie.
Wskazówki
- Zbierz od uczestników preferencje dietetyczne i potrzeby dostępności w jednym formularzu z wyprzedzeniem.
- Wyznacz jedną osobę kontaktową w dniu wydarzenia – dla obsługi i dla gości.
- Zostaw 10% budżetu na rezerwę.
Najczęstsze błędy
- Rezerwacja sali w grudniu kilka tygodni przed terminem – popularne miejsca są zajęte znacznie wcześniej.
- Plan dnia bez czasu na swobodne rozmowy – integracja dzieje się właśnie wtedy.