Kiedy użyć tego promptu
Gdy w trakcie projektu klient prosi o coś dodatkowego albo Ty widzisz, że zakres trzeba zmienić. Pisemne rozdzielenie pierwotnego zakresu od zmiany z wpływem na termin i koszt chroni przed sytuacją, w której dodatkowe prace stają się „oczywistą częścią zlecenia”.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- NAZWA: nowa strona internetowa dla biura podróży
- ZAKRES: 10 podstron, blog, formularz kontaktowy
- ZMIANA: dodanie wyszukiwarki wycieczek z filtrami i integracją z systemem rezerwacji
- POWÓD: prośba klienta po prezentacji makiet
- WPŁYW: wydłużenie projektu o ok. 3 tygodnie
- WPŁYW LUB BRAK DANYCH: wycena dodatkowa ok. 12 000 zł netto – po otrzymaniu dokumentacji systemu rezerwacji
- CO MA ZOSTAĆ ZATWIERDZONE: zgoda na rozszerzenie zakresu i przekazanie dokumentacji systemu
Czego się spodziewać: Dostaniesz rzeczowy mail, który rozdziela zakres z umowy od nowej funkcji, opisuje wpływ na termin i szacowany koszt (z zastrzeżeniem, że wycena zależy od dokumentacji), i prosi o akceptację przed rozpoczęciem dodatkowych prac.
Jak dopasować prompt do siebie
- Zmniejszenie zakresu: poproś o mail, który proponuje rezygnację z części prac i wpływ na cenę.
- Drobna zmiana bez kosztu: poproś o krótkie potwierdzenie, że realizujesz ją w ramach zlecenia jako wyjątek.
- Umowa z procedurą zmian: dodaj odwołanie do zapisów o zmianie zakresu.
Wskazówki
- Nie zaczynaj dodatkowych prac przed pisemną akceptacją.
- Kwoty i terminy podawaj ostrożnie, jeśli zależą od informacji, których jeszcze nie masz.
- Zapisz zmianę w dokumentacji projektu i harmonogramie.
Najczęstsze błędy
- Realizowanie dodatkowych próśb „po cichu”, a potem spór o fakturę.
- Przedstawianie zmiany jako uzgodnionej, zanim klient ją zaakceptuje.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj tabelę: zakres pierwotny, zmiana, wpływ, decyzja i status akceptacji.