Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Wersja formalna
Temat: Prośba o potwierdzenie otrzymania dokumentów – [SPRAWA]
Dzień dobry,
w dniu [DATA] przesłałem/przesłałam [mailem / pocztą / przez system] następujące dokumenty dotyczące [SPRAWA]:
1. [DOKUMENT 1]
2. [DOKUMENT 2]
3. [DOKUMENT 3]
Uprzejmie proszę o potwierdzenie ich otrzymania oraz informację, czy zestaw dokumentów jest kompletny. Jeśli czegoś brakuje, chętnie uzupełnię.
W razie pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Odpowiedź – potwierdzenie otrzymania (gdy to Ty odbierasz dokumenty)
Temat: Re: [TEMAT WIADOMOŚCI]
Dzień dobry,
potwierdzam otrzymanie wiadomości wraz z załącznikami: [LISTA DOKUMENTÓW].
[Dokumenty są kompletne. / Po weryfikacji dam znać, jeśli będą potrzebne uzupełnienia.]
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Uprzejmie proszę o potwierdzenie otrzymania powyższych dokumentów.
- Potwierdzam otrzymanie wiadomości wraz z załącznikami.
- Proszę o informację, czy przesłane dokumenty są kompletne.
- Potwierdzenie otrzymania nie oznacza akceptacji treści dokumentów – ich weryfikacja nastąpi w ciągu [LICZBA] dni.
- W razie pytań pozostaję do dyspozycji.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy wysłałeś ważne dokumenty – umowę, zgłoszenie, dokumenty rekrutacyjne, załączniki do wniosku – i chcesz mieć pewność, że dotarły i są kompletne. Krótka prośba o potwierdzenie chroni przed sytuacją, w której po kilku tygodniach okazuje się, że czegoś brakuje.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: dział kadr nowego pracodawcy
- LISTA: podpisana umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, zaświadczenie o niekaralności
- DATA: 15 października 2026 (mailem i pocztą)
- SPRAWA: rozpoczęcie pracy od 1 listopada
- TAK / NIE: tak
Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki formalny mail z listą wysłanych dokumentów, datą wysyłki i prośbą o potwierdzenie odbioru oraz informację, czy zestaw jest kompletny – bez sugerowania, że potwierdzenie odbioru oznacza akceptację dokumentów.
Jak dopasować prompt do siebie
- Dokumenty wysłane pocztą: dodaj numer przesyłki poleconej.
- Dokumenty do urzędu: poproś o informację, czy sprawa otrzymała numer.
- Dokumenty dla klienta (np. raport, projekt): dodaj prośbę o informację, gdy zostaną przejrzane.
Wskazówki
- Zachowaj kopię wysłanych dokumentów i potwierdzenia wysyłki.
- Wypisz dokumenty w liście – łatwo sprawdzić kompletność.
- Przy dokumentach z danymi osobowymi używaj bezpiecznych kanałów przesyłania.
Najczęstsze błędy
- Brak listy dokumentów – odbiorca potwierdza „otrzymanie maila”, a nie kompletność.
- Traktowanie potwierdzenia odbioru jako akceptacji treści.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj wersję bardziej formalną, która dodatkowo pyta o numer sprawy lub dalszy etap obsługi.