Kiedy użyć tego promptu
Gdy masz gotową wiadomość, ale jej ton nie pasuje do odbiorcy – jest za luźna do zarządu, za sztywna do znajomego klienta albo za ostra do sytuacji. Prompt zmienia wyłącznie sposób komunikacji: fakty, terminy, liczby i zobowiązania zostają, a na końcu dostajesz listę zmian.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: nowy klient korporacyjny – dyrektor marketingu, pierwszy kontakt
- CEL: potwierdzenie terminu warsztatu i prośba o listę uczestników
- FORMALNY / NEUTRALNY / ŻYCZLIWY / STANOWCZY / ZWIĘZŁY: formalny i zwięzły
- FAKTY / USTALENIA / SFORMUŁOWANIA: termin 4 listopada 10:00–14:00, maksymalnie 12 osób, lista do 28 października
Czego się spodziewać: Z luźnej wiadomości typu „Hej, to widzimy się 4.11, podeślij listę ludzi” dostaniesz formalny, zwięzły mail z terminem, limitem uczestników i prośbą o listę do 28 października – oraz krótką listę zmian, np. zamiana formy „Ty” na „Pan”.
Jak dopasować prompt do siebie
- Odwrotnie – z formalnego na swobodny: przy stałym kliencie lub zespole.
- Wiadomość w języku obcym: dopasuj ton do zwyczajów kraju odbiorcy.
- Kilka odbiorców o różnym statusie: poproś o ton bezpieczny dla wszystkich.
Wskazówki
- Sprawdź, czy wszystkie liczby i daty zostały bez zmian.
- Przy pierwszym kontakcie lepiej zacząć bardziej formalnie i dopasować się do odpowiedzi.
- Zapisz sformułowania, które dobrze brzmią, jako własne szablony.
Najczęstsze błędy
- Zmiana tonu, która przy okazji osłabia ważne stanowisko lub termin.
- Ton niepasujący do relacji (np. „Szanowny Panie” do wieloletniego partnera, z którym jesteś na „Ty”).
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj trzy warianty tego samego maila: neutralny, bardziej formalny i bardziej stanowczy.