Wzór maila do skopiowania
Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
Wersja formalna (klient, przełożony, osoba spoza firmy)
Temat: Prośba o zmianę terminu spotkania [DATA]
Dzień dobry [IMIĘ / Pani/Panie NAZWISKO],
piszę w sprawie naszego spotkania zaplanowanego na [DZIEŃ, DATA] o [GODZINA]. Niestety z powodu [KRÓTKI POWÓD] nie będę mógł/mogła uczestniczyć w nim w ustalonym terminie i chciał(a)bym zapytać o możliwość jego przesunięcia.
Proponuję jeden z terminów:
– [DZIEŃ, DATA], godz. [GODZINA]
– [DZIEŃ, DATA], godz. [GODZINA]
Jeśli żaden z nich nie pasuje, proszę o informację o dogodnym terminie – dostosuję się.
Przepraszam za zmianę planów i dziękuję za wyrozumiałość.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Wersja krótka (współpracownik, znana osoba)
Temat: Przesunięcie spotkania [DATA]?
Cześć [IMIĘ],
czy możemy przesunąć nasze spotkanie z [DATA, GODZINA]? Wypadło mi [KRÓTKI POWÓD].
Pasuje mi [TERMIN 1] albo [TERMIN 2] – daj znać, co Tobie odpowiada.
Dzięki!
[IMIĘ]Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Chciał(a)bym zapytać o możliwość przesunięcia naszego spotkania.
- Z przyczyn ode mnie niezależnych nie będę mógł/mogła uczestniczyć w spotkaniu w ustalonym terminie.
- Proponuję jeden z poniższych terminów: …
- Jeśli żaden z terminów nie pasuje, proszę o propozycję dogodnej daty.
- Przepraszam za zmianę planów i dziękuję za wyrozumiałość.
Kiedy użyć tego promptu
Gdy nie możesz być na umówionym spotkaniu i trzeba je przełożyć. Krótka, uprzejma wiadomość z alternatywnymi terminami pozwala odbiorcy od razu wybrać nowy, zamiast wymieniać kilka maili. Prompt nie zakłada, że nowy termin jest już zaakceptowany.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- KTO: klient – właściciel firmy produkcyjnej
- DATA I GODZINA: środa 22 października, 11:00
- POWÓD LUB BRAK: nagła kolizja z ważnym terminem u innego klienta (bez szczegółów)
- TERMINY: czwartek 23.10 o 10:00 lub piątek 24.10 o 13:00
- ONLINE / TELEFON / NA ŻYWO: online
Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail z przeprosinami w proporcjonalnym tonie, prośbą o zmianę terminu, dwiema propozycjami do wyboru i informacją, że spotkanie pozostaje online.
Jak dopasować prompt do siebie
- Przesunięcie w ostatniej chwili: dodaj telefon do odbiorcy jako pierwszy krok.
- Przesunięcie z powodu choroby: krótki mail bez szczegółów, z prośbą o nowy termin po powrocie.
- Wiadomość na komunikator: skróć do 2–3 zdań.
Wskazówki
- Informuj o przesunięciu jak najwcześniej.
- Proponuj konkretne terminy zamiast pytać „kiedy Panu pasuje?”.
- Po ustaleniu nowego terminu zaktualizuj zaproszenie w kalendarzu.
Najczęstsze błędy
- Wymyślanie powodu – wystarczy ogólna informacja.
- Brak alternatywnych terminów – korespondencja się przeciąga.
Co dalej – dopytaj model
Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:
Przygotuj bardzo krótką wersję do wysłania w komunikatorze.