Mail potwierdzający ustalenia z klientem – wzór i prompt

Napisz mail do klienta potwierdzający ustalenia z rozmowy.
Klient: [KLIENT].
Z czego była rozmowa: [TEMAT ROZMOWY].
Ustalenia (moje notatki):
[WKLEJ NOTATKI]

Struktura maila:
- jedno zdanie podziękowania i nawiązania do rozmowy,
- ustalenia w punktach: zakres, terminy, koszty, odpowiedzialności (kto co robi po obu stronach),
- co NIE wchodzi w zakres (jeśli padło w rozmowie),
- kolejny krok z datą,
- prośba o potwierdzenie albo poprawki do określonego dnia.
Maksymalnie 180 słów, rzeczowo i uprzejmie. Jeśli w notatkach czegoś brakuje lub coś jest niejasne, wypisz to pod mailem jako pytania do mnie.

Wzór maila do skopiowania

Gotowy wzór poniżej skopiuj i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.

Podsumowanie ustaleń po rozmowie

Temat: Podsumowanie ustaleń z [DATA] – [PROJEKT]

Dzień dobry [IMIĘ],

dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Poniżej zbieram nasze ustalenia:

Zakres: [CO ROBIMY]
Poza zakresem: [CZEGO NIE ROBIMY]
Termin: [DATA / ETAPY]
Koszt: [KWOTA, WARUNKI PŁATNOŚCI]

Po Państwa stronie: [CO PRZEKAZUJE KLIENT] do [DATA]
Po naszej stronie: [CO ROBIMY] do [DATA]

Kolejny krok: [CO I KIEDY].

Proszę o potwierdzenie ustaleń lub ewentualne poprawki do [DATA]. Do ustalenia z klientem pozostaje jeszcze: [OTWARTE KWESTIE] – wrócę z propozycją do [DATA].

Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]

Przydatne zwroty

Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:

• Dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Poniżej zbieram nasze ustalenia.
• Proszę o potwierdzenie ustaleń lub ewentualne poprawki do …
• Poza zakresem prac pozostaje …
• Do ustalenia pozostaje jeszcze …
• Jeśli czegoś nie uwzględniłem/uwzględniłam, proszę o informację.

Kiedy użyć tego promptu

Zaraz po rozmowie z klientem, na której padły ustalenia dotyczące zakresu, terminów lub pieniędzy. Pisemne potwierdzenie chroni obie strony przed rozbieżnymi wspomnieniami i rozszerzaniem zakresu w trakcie projektu – a jeśli klient coś zrozumiał inaczej, wyjdzie to od razu, a nie przy fakturze.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

• KLIENT: pani Joanna, właścicielka szkoły językowej
• TEMAT ROZMOWY: kampania Google Ads na zapisy na kursy wakacyjne

Czego się spodziewać: Z notatek typu „budżet 3 tys./mies, start 1.06, landing robi klient, my reklamy + raport co 2 tyg, bez FB” model zrobi przejrzysty mail z punktami, osobną linijką „kampanie na Facebooku nie wchodzą w zakres” i prośbą o potwierdzenie do piątku – a pod mailem zapyta, czy budżet 3 tys. zł to budżet na reklamy, czy razem z wynagrodzeniem.

Jak dopasować prompt do siebie

• Ustalenia wewnętrzne w zespole: użyj promptu „Podsumowanie spotkania z notatek” – tam liczą się zadania, a tu potwierdzenie warunków.
• Zmiana zakresu w trakcie projektu: poproś o mail, który zestawia pierwotny zakres ze zmianą i jej wpływem na termin i koszt.
• Klient zagraniczny: poproś o wersję po angielsku z ostrożnym tonem biznesowym.

Wskazówki

• Wysyłaj w ciągu kilku godzin od rozmowy, póki obie strony pamiętają szczegóły.
• Wpisuj kwoty z informacją netto/brutto – to częsty powód nieporozumień.
• Zapisz potwierdzenie klienta w dokumentacji projektu.

Najczęstsze błędy

• Mail-esej, w którym ustalenia giną między uprzejmościami.
• Pominięcie tego, czego klient ma dostarczyć – a potem opóźnienia przypisywane wykonawcy.

Zobacz też

• Mail podsumowujący spotkanie i ustalenia
• Mail po rozmowie telefonicznej
• Mail z prośbą o zmianę zakresu zlecenia

Napisz e-mail z prośbą o potwierdzenie otrzymania dokumentów.
Odbiorca: [KTO]
Dokumenty: [LISTA]
Data wysłania lub przekazania: [DATA]
Sprawa, której dotyczą: [SPRAWA]
Czy potrzebuję potwierdzenia kompletności: [TAK / NIE].

Przygotuj krótki, formalny mail. Poproś o potwierdzenie otrzymania wymienionych dokumentów i — jeśli to potrzebne — informację, czy zestaw jest kompletny. Nie sugeruj, że samo potwierdzenie odbioru oznacza akceptację treści lub skuteczne załatwienie sprawy.

Napisz e-mail z prośbą o zmianę terminu spotkania.
Odbiorca: [KTO]
Pierwotny termin: [DATA I GODZINA]
Powód, który chcę podać: [POWÓD LUB BRAK]
Alternatywne terminy: [TERMINY]
Forma spotkania: [ONLINE / TELEFON / NA ŻYWO].

Napisz krótki, uprzejmy mail. Przeproś za niedogodność w sposób proporcjonalny, poproś o możliwość zmiany terminu i zaproponuj alternatywy, jeśli zostały podane. Nie zakładaj, że nowy termin jest już zaakceptowany. Nie wymyślaj powodu ani dostępności.

Napisz e-mail z prośbą o akceptację materiału.
Odbiorca lub osoba zatwierdzająca: [KTO]
Materiał: [NAZWA / LINK]
Zakres do zatwierdzenia: [CO DOKŁADNIE]
Termin odpowiedzi: [DATA LUB BRAK]
Sposób zgłaszania uwag: [SPOSÓB]
Co stanie się po akceptacji: [KOLEJNY KROK].

Przygotuj konkretną wiadomość z tematem. Wyjaśnij, co odbiorca ma sprawdzić, do kiedy — jeśli termin został ustalony — i w jaki sposób przekazać uwagi. Nie sugeruj, że brak odpowiedzi oznacza akceptację, chyba że taki proces został formalnie uzgodniony. Wskaż, czy akceptacja dotyczy całego dokumentu, czy tylko określonych elementów.