Wzór maila do skopiowania
Poniżej 3 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.
1. Uprzejme przypomnienie (zakłada przeoczenie)
Temat: Faktura [NUMER] – przypomnienie o płatności
Dzień dobry,
uprzejmie przypominamy, że termin płatności faktury nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] minął [DATA]. Być może płatność umknęła w natłoku spraw.
Prosimy o uregulowanie należności na konto [NUMER KONTA]. Jeśli przelew został już wykonany, prosimy o potwierdzenie.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]2. Stanowcze ponaglenie (ok. 7 dni po terminie)
Temat: Faktura [NUMER] – ponowna prośba o płatność
Dzień dobry,
mimo wcześniejszego przypomnienia z [DATA] nie odnotowaliśmy płatności za fakturę nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] (termin: [DATA]).
Prosimy o uregulowanie należności do [DATA] lub kontakt w sprawie terminu płatności, jeśli pojawiły się trudności – chętnie znajdziemy rozwiązanie.
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]3. Ostateczne wezwanie (ok. 14 dni po terminie)
Temat: Faktura [NUMER] – ostateczne wezwanie do zapłaty
Dzień dobry,
pomimo dwóch przypomnień ([DATA], [DATA]) faktura nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] pozostaje nieopłacona.
Prosimy o wpłatę do [DATA]. W przypadku braku płatności w tym terminie będziemy zmuszeni [KOLEJNE KROKI ZGODNE Z UMOWĄ, np. wstrzymać realizację kolejnych zamówień].
Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]Uwaga: Kolejne kroki w ostatecznym wezwaniu (odsetki, wstrzymanie dostaw, przekazanie sprawy do windykacji) wpisuj tylko wtedy, gdy wynikają z umowy lub przepisów i naprawdę zamierzasz je podjąć. W razie wątpliwości skonsultuj treść z prawnikiem lub księgowością.
Przydatne zwroty
Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:
- Uprzejmie przypominamy, że termin płatności faktury nr … minął …
- Mimo wcześniejszego przypomnienia nie odnotowaliśmy płatności.
- Jeśli pojawiły się trudności z płatnością, prosimy o kontakt – chętnie znajdziemy rozwiązanie.
- Prosimy o uregulowanie należności do …
- W przypadku braku płatności w tym terminie będziemy zmuszeni …
Kiedy użyć tego promptu
Gdy termin płatności faktury minął, a klient milczy. Zaczynasz od uprzejmego przypomnienia (najczęściej to przeoczenie), a jeśli nie działa, przechodzisz do stanowczych wiadomości z jasnymi konsekwencjami. Trzy przygotowane wcześniej maile oszczędzają nerwów i pozwalają działać konsekwentnie, bez pisania w emocjach.
Przykład
Przykładowe dane do uzupełnienia:
- NAZWA KLIENTA: Studio Wnętrz Kalina
- NUMER FAKTURY: FV/09/2026/014
- KWOTA: 4 920 zł brutto
- DATA TERMINU: 30 września 2026
- RELACJA: drugi projekt z tym klientem, pierwsza faktura zapłacona w terminie
- KOLEJNE KROKI: naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie i wstrzymanie dalszych prac
- DANE DO PRZELEWU: nazwa firmy, numer konta, tytuł przelewu: FV/09/2026/014
Czego się spodziewać: Dostaniesz trzy maile z tematami: uprzejme przypomnienie zakładające przeoczenie, stanowcze po 7 dniach i ostateczne wezwanie po 14 dniach z informacją o odsetkach i wstrzymaniu prac – każdy z danymi do przelewu na końcu.
Jak dopasować prompt do siebie
- Klient, z którym chcesz zachować bardzo dobrą relację: zmiękcz drugi mail i dodaj propozycję rozłożenia płatności.
- Kilka zaległych faktur: poproś o zestawienie w tabeli w każdym mailu.
- Przypomnienie SMS: poproś o wersje do 160 znaków.
Wskazówki
- Konsekwencje wpisuj tylko takie, które naprawdę zastosujesz.
- Przy dłuższych opóźnieniach sprawdź swoje prawa (np. odsetki i rekompensata za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych) albo skonsultuj się z prawnikiem.
- Wysyłaj przypomnienia regularnie, według kalendarza – nieregularność uczy klientów, że mogą czekać.
Najczęstsze błędy
- Pierwszy mail od razu z groźbami – psuje relację z klientem, który po prostu przeoczył fakturę.
- Brak danych do przelewu w mailu – kolejny pretekst do opóźnienia.