Mail z przypomnieniem o płatności – wzór uprzejmego przypomnienia

Przygotuj e-mail przypominający o płatności.
Odbiorca: [KTO]
Numer faktury lub zamówienia: [NUMER]
Kwota i waluta: [KWOTA]
Termin płatności: [DATA]
Status, który znam: [STATUS]
Dane lub załączniki: [DANE].

Napisz neutralną, profesjonalną wiadomość z tematem. Wskaż, jakiej płatności dotyczy przypomnienie, podaj termin i poproś o sprawdzenie statusu. Nie zakładaj, że odbiorca celowo nie zapłacił. Nie dodawaj odsetek, sankcji ani podstaw prawnych, jeśli nie zostały zweryfikowane. Jeśli status płatności jest niepewny, poproś o potwierdzenie zamiast stwierdzać zaległość jako fakt.

Wzór maila do skopiowania

Poniżej 2 gotowe wersje – skopiuj tę, która pasuje do sytuacji, i uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych. Jeśli chcesz wiadomość dopasowaną do Twojej sprawy (inny ton, dodatkowe informacje, wersja po angielsku), użyj promptu powyżej w ChatGPT, Claude albo Gemini.

Przypomnienie przed terminem płatności

Temat: Przypomnienie o terminie płatności – faktura [NUMER]

Dzień dobry,

uprzejmie przypominamy, że termin płatności faktury nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] mija [DATA].
Fakturę przesyłamy ponownie w załączniku. Dane do przelewu: [NUMER KONTA, TYTUŁ].

Jeśli płatność została już zlecona, prosimy potraktować tę wiadomość jako nieaktualną.

Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]

Pierwsze przypomnienie po terminie

Temat: Faktura [NUMER] – prośba o sprawdzenie statusu płatności

Dzień dobry,

nie odnotowaliśmy jeszcze wpłaty za fakturę nr [NUMER] na kwotę [KWOTA], której termin płatności minął [DATA]. Być może płatność umknęła w natłoku spraw albo jest w drodze.

Uprzejmie prosimy o sprawdzenie statusu i uregulowanie należności lub informację o planowanym terminie wpłaty. Fakturę przesyłamy w załączniku.

Jeśli przelew został już wykonany, prosimy o potwierdzenie – sprawdzimy to po naszej stronie.

Pozdrawiam
[IMIĘ I NAZWISKO]
[STANOWISKO, FIRMA]

Przydatne zwroty

Gotowe sformułowania, które możesz wpleść we własną wiadomość:

• Uprzejmie przypominamy o zbliżającym się terminie płatności faktury nr …
• Nie odnotowaliśmy jeszcze wpłaty za fakturę nr …
• Prosimy o sprawdzenie statusu płatności.
• Jeśli płatność została już zlecona, prosimy potraktować tę wiadomość jako nieaktualną.
• W razie pytań dotyczących faktury pozostajemy do dyspozycji.

Kiedy użyć tego promptu

Gdy chcesz przypomnieć klientowi lub kontrahentowi o płatności – przed terminem albo krótko po nim – i zależy Ci na dobrej relacji. To pierwszy kontakt w sprawie płatności: zakłada przeoczenie, a nie złą wolę. Jeśli przypomnienie nie pomogło i należność jest już wyraźnie przeterminowana, skorzystaj z serii stanowczych przypomnień.

Przykład

Przykładowe dane do uzupełnienia:

• KTO: dział księgowości klienta, z którym współpracujemy od 2 lat
• NUMER: FV/2026/10/045
• KWOTA: 4 920 zł brutto
• DATA: 20.10.2026
• STATUS: brak wpłaty na koncie na 27.10
• DANE: faktura w PDF, numer konta w stopce

Czego się spodziewać: Dostaniesz krótki mail z tematem zawierającym numer faktury, informacją o terminie i kwocie, prośbą o sprawdzenie statusu zamiast stwierdzenia „nie zapłacili Państwo”, zdaniem na wypadek, gdyby przelew był już w drodze, i uprzejmym zakończeniem – bez wzmianek o odsetkach czy windykacji.

Jak dopasować prompt do siebie

• Klient kluczowy: poproś o cieplejszy ton i dodanie propozycji krótkiej rozmowy, jeśli są trudności z płatnością.
• Kilka faktur naraz: wypisz je w polu z numerem – model przygotuje zestawienie w tabeli.
• Po angielsku: dopisz „wersja po angielsku dla zagranicznego kontrahenta”.

Wskazówki

• Przed wysłaniem sprawdź na koncie, czy wpłata nie wpłynęła – przypomnienie o zapłaconej fakturze psuje relację.
• Dołącz fakturę jeszcze raz – to najczęstszy powód zwłoki: dokument zaginął w skrzynce.
• Pisz do osoby, która faktycznie realizuje płatności (księgowość), a opiekuna klienta dodaj w kopii.

Najczęstsze błędy

• Oskarżycielski ton w pierwszym przypomnieniu („po raz kolejny nie zapłacili Państwo…”).
• Wzmianki o odsetkach i windykacji bez sprawdzenia umowy i przepisów.

Co dalej – dopytaj model

Gdy dostaniesz odpowiedź, możesz pójść krok dalej tym poleceniem:

Przygotuj drugie przypomnienie, bardziej stanowcze, ale bez niezweryfikowanych gróźb prawnych.

Zobacz też

• Przypomnienie o zaległej płatności – 3 wzory, od uprzejmego do ostatecznego
• Mail z prośbą o wyjaśnienie rozliczenia
• Uprzejme ponaglenie w sprawie bez odpowiedzi

Jesteś kontrolerem finansowym, który co miesiąc przygotowuje raport „plan vs wykonanie”. Pomóż mi zbudować arkusz odchyleń i napisać komentarz.

Wersja Excela i język: [WERSJA EXCELA]
Czego dotyczy raport (budżet kosztów, sprzedaż, KPI): [ZAKRES RAPORTU]
Okres i porównanie (miesiąc, narastająco, rok do roku): [OKRES]
Próg istotności odchylenia: [PRÓG ISTOTNOŚCI]
Dla kogo jest komentarz: [ODBIORCA]
Dane – pozycje z planem i wykonaniem:
<dane>
[WKLEJ TABELĘ PLAN I WYKONANIE]
</dane>
Co wiem o przyczynach (jeśli coś wiem): [ZNANE PRZYCZYNY]

Zrób:
1. Zaproponuj układ arkusza: kolumny Plan, Wykonanie, Odchylenie, Odchylenie %, Status, Komentarz – oraz wersję narastającą, jeśli dotyczy.
2. Podaj formuły: odchylenie kwotowe, procentowe odporne na dzielenie przez zero i pusty plan, oraz status („W normie”, „Powyżej planu”, „Poniżej planu”) z uwzględnieniem progu. Pamiętaj, że dla kosztów przekroczenie planu jest złe, a dla przychodów – dobre: rozwiąż to kolumną „Typ pozycji”.
3. Pokaż formatowanie warunkowe (kolory, ikony), które od razu wskaże pozycje do omówienia.
4. Na podstawie wklejonych danych policz odchylenia i wskaż 3–5 najważniejszych – największych kwotowo i istotnych procentowo.
5. Napisz komentarz dla odbiorcy (maks. 150 słów): ogólny wynik, najważniejsze odchylenia z liczbami, przyczyny – tylko te, które podałem, a pozostałe oznacz „(przyczyna do wyjaśnienia)”, i rekomendowane działania lub pytania do właścicieli pozycji.
6. Na końcu wypisz, które liczby policzyłeś sam, żebym mógł je sprawdzić w arkuszu.

Nie wymyślaj przyczyn odchyleń ani danych, których nie podałem.

Napisz e-mail z prośbą o wycenę lub ofertę.
Firma lub dostawca: [ODBIORCA]
Produkt albo usługa: [PRZEDMIOT ZAPYTANIA]
Wymagany zakres: [ZAKRES]
Ilość lub skala: [ILOŚĆ]
Oczekiwany termin realizacji: [TERMIN]
Informacje, o które chcę zapytać: [CENA / WDROŻENIE / GWARANCJA / WSPARCIE / INNE].

Przygotuj rzeczowy temat i treść wiadomości. Poproś o rozbicie kosztów, wskazanie ewentualnych opłat dodatkowych, warunków płatności, czasu realizacji i okresu ważności oferty, jeśli ma to zastosowanie. Nie wpisuj wymagań, których nie podałem. Jeśli zakres jest niepełny, dodaj krótką listę kwestii do doprecyzowania przed wysłaniem.

Pomóż mi napisać mail eskalacyjny. Sprawa utknęła i muszę zaangażować osobę wyżej – ale chcę to zrobić profesjonalnie, bez palenia relacji.

Do kogo piszę (rola, relacja ze mną): [ADRESAT]
Kogo dotyczy sprawa i kto będzie w kopii: [OSOBY W SPRAWIE]
Czego dotyczy sprawa: [SPRAWA]
Historia: co i kiedy zrobiłem, jakie były odpowiedzi: [HISTORIA KONTAKTU]
Wpływ, jeśli sprawa się nie ruszy (termin, koszt, klient): [SKUTKI]
Czego konkretnie potrzebuję i do kiedy: [PROŚBA I TERMIN]

Zasady:
- Pierwsze zdanie mówi, czego dotyczy mail i czego potrzebuję. Bez wstępów.
- Historia jako krótka lista faktów z datami – bez ocen typu „znowu nie odpisali”, „jak zwykle”.
- Opisz wpływ na biznes, nie na moje emocje.
- Jedna konkretna prośba (decyzja, zasoby, kontakt do osoby) z terminem.
- Zaproponuj rozwiązanie lub dwie opcje do wyboru, żeby adresat mógł po prostu zdecydować.
- Ton: rzeczowy i spokojny, tak żeby osoba, której sprawa dotyczy, mogła przeczytać mail bez poczucia, że ktoś na nią donosi.
- Maksymalnie 180 słów.

Daj:
1. temat maila (z słowem kluczowym sprawy i terminem),
2. treść maila,
3. krótszą wersję na komunikator (do 60 słów),
4. 2 zdania, które warto powiedzieć osobie, której sprawa dotyczy, zanim wyślę mail wyżej.
Nie wymyślaj dat ani faktów – czego brakuje, oznacz „(do uzupełnienia)”.