Promptowanie.com.pl

Biblioteka promptów

Prompty dla managerów

Prompty dla managerów i liderów zespołów: cele OKR, feedback w modelu SBI, rozmowy roczne, retrospektywy i rejestr ryzyk projektu.

  • Priorytetyzacja zadań na podstawie wpływu

    Pomóż ustalić priorytety moich zadań.
Lista zadań: [ZADANIA]
Terminy: [TERMINY]
Cele, które realizuję: [CELE]
Szacowany wysiłek: [CZAS / TRUDNOŚĆ, JEŚLI ZNANE]
Zależności i blokery: [ZALEŻNOŚCI].

Przeanalizuj zadania według wpływu na cel, pilności, wysiłku i tego, czy blokują inne prace. Oddziel rzeczywiście pilne terminy od zadań, które tylko wydają się pilne. Przygotuj kolejność: zrobić teraz, zaplanować, delegować lub wyjaśnić, odłożyć. Uzasadnij najważniejsze decyzje i oznacz brakujące dane. Nie zakładaj, że wszystko musi zostać wykonane od razu. Na końcu wskaż trzy pierwsze działania.

  • Tworzenie checklisty do powtarzalnego procesu

    Przygotuj checklistę do powtarzalnego procesu.
Nazwa procesu: [NAZWA]
Cel: [CEL]
Opis kroków, które obecnie wykonujemy: [OPIS]
Osoba wykonująca: [ROLA]
Warunki zakończenia: [KRYTERIA].

Ułóż krótką checklistę w kolejności wykonywania. Każdy punkt powinien opisywać jedną możliwą do sprawdzenia czynność. Dodaj punkty kontrolne dla kroków krytycznych, warunki przerwania procesu i sytuacje wymagające eskalacji, jeśli wynikają z opisu. Nie dopisuj obowiązków jako zatwierdzonych zasad — oznacz nowe propozycje. Zakończ kryterium poprawnego wykonania całego procesu.

  • Mail z prośbą o wycenę lub ofertę

    Napisz e-mail z prośbą o wycenę lub ofertę.
Firma lub dostawca: [ODBIORCA]
Produkt albo usługa: [PRZEDMIOT ZAPYTANIA]
Wymagany zakres: [ZAKRES]
Ilość lub skala: [ILOŚĆ]
Oczekiwany termin realizacji: [TERMIN]
Informacje, o które chcę zapytać: [CENA / WDROŻENIE / GWARANCJA / WSPARCIE / INNE].

Przygotuj rzeczowy temat i treść wiadomości. Poproś o rozbicie kosztów, wskazanie ewentualnych opłat dodatkowych, warunków płatności, czasu realizacji i okresu ważności oferty, jeśli ma to zastosowanie. Nie wpisuj wymagań, których nie podałem. Jeśli zakres jest niepełny, dodaj krótką listę kwestii do doprecyzowania przed wysłaniem.

  • Mail podsumowujący spotkanie i ustalenia

    Na podstawie notatek przygotuj e-mail podsumowujący spotkanie.
Data i temat spotkania: [DATA / TEMAT]
Uczestnicy lub zespoły: [UCZESTNICY]
Najważniejsze ustalenia: [USTALENIA]
Zadania i właściciele: [ZADANIA / OSOBY LUB ROLE]
Terminy: [TERMINY]
Kwestie otwarte: [OTWARTE TEMATY].

Ułóż wiadomość w sekcjach: krótkie podziękowanie, podjęte decyzje, lista zadań z odpowiedzialnością i terminami oraz kwestie wymagające dalszego ustalenia. Nie przypisuj zadań ani terminów, jeśli nie wynikają z notatek — oznacz je jako nieustalone. Pisz zwięźle i tak, aby odbiorcy mogli szybko sprawdzić, co mają zrobić.

  • Mail informujący o opóźnieniu

    Napisz e-mail informujący o opóźnieniu.
Odbiorca: [KTO]
Zadanie lub dostawa: [CZEGO DOTYCZY OPÓŹNIENIE]
Pierwotny termin: [DATA]
Aktualny stan: [STATUS]
Potwierdzona przyczyna: [PRZYCZYNA LUB BRAK POTWIERDZONEJ PRZYCZYNY]
Nowy przewidywany termin: [TERMIN LUB BRAK DANYCH]
Działania naprawcze: [DZIAŁANIA].

Napisz wiadomość transparentną, spokojną i odpowiedzialną. Wyjaśnij, co jest opóźnione, jaki jest aktualny status i co robimy dalej. Nie ukrywaj istotnych informacji, ale nie obwiniaj innych bez podstaw. Nie przedstawiaj szacowanego terminu jako gwarantowanego. Jeśli nowy termin nie jest znany, napisz to wprost i zaproponuj, kiedy można przekazać kolejną aktualizację — tylko jeśli taki termin zostanie wskazany.

  • Mail do klienta po zakończeniu zadania

    Przygotuj e-mail do klienta po zakończeniu zadania.
Klient: [KTO]
Zadanie lub projekt: [NAZWA]
Wykonane prace: [LISTA]
Rezultat lub linki: [WYNIKI]
Ograniczenia lub rzeczy niezrealizowane: [UWAGI]
Dalsze kroki: [KROKI LUB BRAK].

Napisz wiadomość, która krótko podsumowuje wykonane prace, wskazuje rezultat i przekazuje potrzebne materiały. Wymień elementy niezrealizowane, jeśli mają znaczenie. Nie deklaruj pełnego sukcesu ani efektów biznesowych, których nie potwierdzono. Zakończ jasną informacją, czy potrzebne jest działanie klienta.

  • Mail z prośbą o akceptację projektu lub dokumentu – wzór i prompt

    Napisz e-mail z prośbą o akceptację materiału.
Odbiorca lub osoba zatwierdzająca: [KTO]
Materiał: [NAZWA / LINK]
Zakres do zatwierdzenia: [CO DOKŁADNIE]
Termin odpowiedzi: [DATA LUB BRAK]
Sposób zgłaszania uwag: [SPOSÓB]
Co stanie się po akceptacji: [KOLEJNY KROK].

Przygotuj konkretną wiadomość z tematem. Wyjaśnij, co odbiorca ma sprawdzić, do kiedy — jeśli termin został ustalony — i w jaki sposób przekazać uwagi. Nie sugeruj, że brak odpowiedzi oznacza akceptację, chyba że taki proces został formalnie uzgodniony. Wskaż, czy akceptacja dotyczy całego dokumentu, czy tylko określonych elementów.

  • Mail po rozmowie telefonicznej

    Przygotuj e-mail podsumowujący rozmowę telefoniczną.
Rozmówca: [KTO]
Data rozmowy: [DATA]
Temat: [TEMAT]
Ustalenia: [USTALENIA]
Obietnice lub zobowiązania stron: [ZOBOWIĄZANIA]
Kwestie do potwierdzenia: [NIEJASNOŚCI].

Napisz krótką wiadomość potwierdzającą najważniejsze ustalenia. Rozdziel to, co zostało jednoznacznie uzgodnione, od kwestii wymagających potwierdzenia. Nie przypisuj rozmówcy deklaracji, których nie ma w notatkach. Poproś o korektę, jeśli coś zostało zrozumiane inaczej.

  • Mail z prośbą o korektę faktury lub dokumentu – wzór i prompt

    Napisz e-mail z prośbą o korektę dokumentu.
Odbiorca: [KTO]
Rodzaj dokumentu: [FAKTURA / UMOWA / RAPORT / INNY]
Numer i data dokumentu: [DANE]
Co jest nieprawidłowe: [BŁĄD]
Prawidłowa informacja: [POPRAWNA WARTOŚĆ]
Załączniki lub dowody: [ZAŁĄCZNIKI].

Przygotuj zwięzły, rzeczowy mail z tematem. Wskaż dokument, konkretny błąd i oczekiwaną korektę. Nie zmieniaj innych danych i nie dodawaj informacji, których nie podano. Jeśli rodzaj korekty zależy od procedury księgowej lub prawnej, poproś o potwierdzenie właściwego trybu zamiast wskazywać niezweryfikowane rozwiązanie.

  • Procedura operacyjna SOP z opisu procesu

    Przekształć opis procesu w standardową procedurę operacyjną (SOP).
Nazwa procesu: [NAZWA]
Cel: [CEL]
Osoby odpowiedzialne: [ROLE]
Opis obecnego sposobu pracy: [OPIS]
Narzędzia i ograniczenia: [NARZĘDZIA / OGRANICZENIA].

Ułóż dokument w sekcjach: cel i zakres, definicje, role, wymagane dane wejściowe, kroki w kolejności, decyzje warunkowe, obsługa wyjątków, kontrola jakości, wynik końcowy i sposób eskalacji. Każdy krok opisz czasownikiem działania i wskaż oczekiwany rezultat. Nie dopisuj zasad, których nie ma w materiale — oznacz je jako propozycje do zatwierdzenia.

Na końcu dodaj krótką checklistę dla osoby wykonującej proces.

  • Mail przedstawiający nową osobę lub kontakt

    Napisz e-mail przedstawiający mnie nowemu kontaktowi lub przedstawiający dwie osoby sobie nawzajem.
Nadawca: [KIM JESTEM]
Odbiorca: [KTO]
Powód kontaktu: [POWÓD]
Wspólny kontekst: [KONTEKST]
Co proponuję: [ROZMOWA / WSPÓŁPRACA / WYMIANA INFORMACJI]
Dane, które mogę ujawnić: [INFORMACJE].

Napisz krótką, naturalną wiadomość. Wyjaśnij, dlaczego kontaktuję się właśnie z tą osobą, i przedstaw konkretny, niewymuszający kolejny krok. Nie wyolbrzymiaj znajomości ani kompetencji. Jeśli przedstawiasz dwie osoby, nie ujawniaj danych kontaktowych ani informacji o żadnej z nich bez podstawy do ich udostępnienia.

  • Rejestr ryzyk dla projektu

    Przygotuj rejestr ryzyk dla projektu.
Projekt i cel: [OPIS]
Zakres: [ZAKRES]
Termin i budżet: [TERMIN / BUDŻET]
Zespół i zależności: [ROLE / ZALEŻNOŚCI]
Najważniejsze ograniczenia: [OGRANICZENIA].

W tabeli uwzględnij: ryzyko, przyczynę, możliwy skutek, prawdopodobieństwo (1–5), wpływ (1–5), ocenę priorytetu, sygnał ostrzegawczy, działanie zapobiegawcze, plan awaryjny i rolę odpowiedzialną. Rozdziel ryzyka potwierdzone od hipotez. Nie przypisuj nazwisk ani terminów, których nie podano — użyj ról i oznacz dane do uzupełnienia.

Na końcu wskaż 5 ryzyk, które wymagają omówienia jako pierwsze, oraz pytania zmniejszające niepewność.

  • Mail z prośbą o rozmowę lub spotkanie – wzór i prompt

    Napisz e-mail z prośbą o rozmowę lub spotkanie.
Odbiorca: [KTO]
Cel spotkania: [CEL]
Dlaczego warto porozmawiać: [KONTEKST]
Przewidywany czas: [CZAS]
Proponowane terminy: [TERMINY LUB BRAK]
Forma spotkania: [ONLINE / TELEFON / NA ŻYWO].

Przygotuj zwięzły temat i treść wiadomości. Jasno określ cel i przewidywany czas spotkania. Jeśli podano terminy, zaproponuj je w czytelnej formie; jeśli nie, zapytaj o dogodną dostępność. Nie sugeruj, że spotkanie zostało już uzgodnione. Unikaj niejasnych próśb typu „daj znać, kiedyś pogadamy”.

  • Mail z prośbą o zmianę zakresu zlecenia

    Napisz e-mail dotyczący zmiany zakresu zlecenia.
Projekt lub umowa: [NAZWA]
Obecnie uzgodniony zakres: [ZAKRES]
Proponowana zmiana: [ZMIANA]
Powód: [POWÓD]
Możliwy wpływ na termin: [WPŁYW]
Możliwy wpływ na koszt: [WPŁYW LUB BRAK DANYCH]
Oczekiwana decyzja: [CO MA ZOSTAĆ ZATWIERDZONE].

Napisz rzeczową wiadomość, która rozdziela pierwotny zakres od proponowanej zmiany. Opisz przewidywany wpływ na termin i koszt tylko na podstawie podanych danych. Poproś o akceptację przed rozpoczęciem dodatkowych prac, jeśli to właściwe dla sytuacji. Nie przedstawiaj zmiany jako już uzgodnionej i nie wymyślaj kwot ani warunków umowy.

  • Mail z przypomnieniem o płatności – wzór uprzejmego przypomnienia

    Przygotuj e-mail przypominający o płatności.
Odbiorca: [KTO]
Numer faktury lub zamówienia: [NUMER]
Kwota i waluta: [KWOTA]
Termin płatności: [DATA]
Status, który znam: [STATUS]
Dane lub załączniki: [DANE].

Napisz neutralną, profesjonalną wiadomość z tematem. Wskaż, jakiej płatności dotyczy przypomnienie, podaj termin i poproś o sprawdzenie statusu. Nie zakładaj, że odbiorca celowo nie zapłacił. Nie dodawaj odsetek, sankcji ani podstaw prawnych, jeśli nie zostały zweryfikowane. Jeśli status płatności jest niepewny, poproś o potwierdzenie zamiast stwierdzać zaległość jako fakt.

  • Scenariusz testów akceptacyjnych

    Na podstawie wymagań przygotuj scenariusze testów akceptacyjnych.
Funkcja lub proces: [FUNKCJA]
Wymagania: [WYMAGANIA]
Role użytkowników: [ROLE]
Środowisko testowe: [ŚRODOWISKO]
Znane wyjątki: [WYJĄTKI].

Dla każdego scenariusza podaj identyfikator, powiązane wymaganie, warunki wstępne, dane testowe, kroki, oczekiwany rezultat i priorytet. Uwzględnij ścieżkę poprawną, błędne dane, brak uprawnień, przypadki graniczne i regresję. Każdy test ma być możliwy do wykonania i dawać jednoznaczny wynik.

Nie twórz oczekiwań sprzecznych z wymaganiami. Niejasności wypisz osobno jako pytania do właściciela produktu.

  • Mail z podziękowaniem za współpracę

    Napisz e-mail z podziękowaniem.
Odbiorca: [KTO]
Za co dziękuję: [KONKRET]
Wspólny kontekst: [PROJEKT / SYTUACJA]
Ton: [FORMALNY / CIEPŁY / BIZNESOWY]
Czy chcę podtrzymać kontakt: [TAK / NIE].

Przygotuj naturalną wiadomość, która wskazuje konkretny powód wdzięczności i nie brzmi jak automatyczny szablon. Unikaj przesadnych komplementów i deklaracji, których nie podałem. Jeśli chcę kontynuować współpracę, zakończ otwartym, niewymuszającym zdaniem.

  • Mail przekazujący zadanie współpracownikowi

    Przygotuj e-mail przekazujący zadanie współpracownikowi.
Odbiorca i rola: [KTO]
Zadanie: [CO TRZEBA ZROBIĆ]
Cel i kontekst: [PO CO]
Zakres: [CO WCHODZI / CO NIE WCHODZI]
Termin: [DATA LUB BRAK]
Materiały i zależności: [LINKI / PLIKI / OSOBY]
Kryteria ukończenia: [JAK POZNAMY, ŻE ZADANIE JEST GOTOWE].

Napisz jasny i partnerski e-mail. Zacznij od celu, potem opisz oczekiwany rezultat, zakres, termin i dostępne materiały. Zaznacz zależności oraz kwestie, które wymagają decyzji. Nie przedstawiaj nieuzgodnionego terminu jako ustalonego i nie zakładaj dostępności zasobów, których nie potwierdzono.